OmniPlan for Mac 官方教程 06—— 使用任务视图

李长太

李长太2016.12.13

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OmniPlan for Mac 官方教程 06—— 使用任务视图

了解任务及其之间的关系是让 OmniPlan 物尽其用的关键所在。在这一章中,您会详细了解如何使用任务视图来模拟需要完成的工作,并毫无疑虑地监视和更新其进度。具体包含了任务分组和拆分、吊床任务、精通甘特图等小节。

对于 OmniPlan 专业版用户,本章还将介绍 OmniPlan 的挣值分析工具,该工具在可用时会出现在任务视图中。

对于任何项目而言,任务都是构筑它的砖瓦。任务也是为完成项目最终目标而必须执行的一切步骤。OmniPlan 能提供一套强大的工具来定制任务及其之间的关系,以精确地满足项目的详细要求。

用工具栏中的视图切换器切换到任务视图

单击工具栏中视图切换器的第一个按钮,或单击“显示”▸“任务视图”(Option-Command-1) 来进入任务视图。

创建和删除项目

任务视图包含两个主要交互部分:任务大纲和甘特图。开始构建项目时,迅速创建(和删除多余的)任务和里程碑是这一过程的关键,而任务视图的大纲正是专门为此而设。

在任务大纲中创建新任务

可通过多种方式在任务大纲中创建新任务:

  • -选中大纲中的某一项并按 Return(或 Command-Return,取决于 OmniPlan 的通用预置)。
  • -在工具栏中单击“添加”按钮。
  • 双指点击并在上下文菜单中选择添加 ▸ 任务类型。

删除任务、里程碑或组的方法也有多种:

  • 在大纲中选中某一项,然后按 Delete 键。
  • 选中某一项,然后单击工具栏中的“移去”按钮。
  • 选中某一项,然后双指点击打开上下文菜单,并从中选择“删除”。

注:如果您使用 OmniPlan 专业版进行发布和订阅,则会有来自项目的其他用户的新任务和变更。使用跟踪更改工具条可拒绝这些变更。

任务的很多详细信息都需要记录。您可以在甘特图中直观地编辑任务,也可以在大纲中选中多个任务,并使用任务检查器编辑其详情。

使用关联性连接任务

如果某项任务必须先完成,另一项任务才能开始,则两者之间存在关联性。在项目中建立关联性是了解项目的重要路径的关键,有助于项目成功、即时切不超出预算地完成。

用任务视图中的甘特图上,可以关联线来代表任务间的关系。关联线是从一个任务(或群组、里程碑)的开始或结束位置画到另一个任务(或群组、里程碑)的开始或结束位置。

当您创建相关性时,从属任务会自动重新安排本身以遵从相关性。如果安排和分级发生进一步的更改,任务会继续尝试遵循相关性。如果相关性无法实现,或您手动使某个任务不再遵循其相关性,则会发生违例,可使用违例窗口解决此问题。

您可以使用以下几种方式连接任务:

  • 在大纲视图或甘特图中选择两个或多个任务,然后单击连接工具栏按钮来在各个依次排列的项目间创建“完成到开始”关联性。
  • 在任务大纲或甘特图中选择两个或多个任务,然后点按“连接”按钮拐角处的三角形(或点按并按住“连接”按钮),调用相关性类型的菜单;选择所需类型。
  • 将鼠标指针置于甘特图中任务条上,然后拖移其中一条显示在任务条开始或结束位置的箭头。这条线即成为关联线,然后您可以将其放在另一个任务、群组或里程碑的开始或结束位置上。从必要任务的开始或结束位置开始拖移,而终点是放在从属任务的开始或结束位置上,这些都会决定相关性的类型。
  • 在任务的“从属”或“必要条件”栏中键入相关性代码。这些代码会将相关任务的 ID 与相关性类型合并,如下所示:

一组关联性编排示例

  1. 任务 ID 为 1 的开始到完成相关性
  2. 任务 ID 为 1 的开始到开始相关性
  3. 任务 ID 为 4.1 的完成到开始相关性。(FS(完成到开始)是最常用的相关性类型,因此只有任务 ID 而没有任何字母时都会假定是 FS 类型。)
  4. 任务 ID 为 4.2 的完成到开始相关性,前置时间为 1 天。

关联性类型

OmniPlan 支持四种类型的关联性,分别代表任务之间的不同关系。

 

完成 → 开始
第一项任务必须结束,第二项任务才能开始;任务不能重叠(除了在第一项任务结束的一刻)。这是最常用的相关性类型,在您点按工具栏中的“连接”按钮连接两个所选任务时,使用的就是这种类型。
完成 → 完成
第一项任务结束后,第二项任务才可以结束;任务可能重叠。
开始 → 开始
只有第一项任务已经开始,第二项任务才可以开始;任务可能重叠。
开始 → 完成
只有第一项任务已经开始,第二项任务才可以完成;任务必须重叠(至少在第一项任务开始的一刹那)。

显示安排影响因素

如果您不清楚为什么其他某项任务需要等待某一任务完成才能开始,或者为什么本应昨天就开始的任务到现在都还未开始(也许这两者间有关联!),可选中任务并单击“显示”▸“显示安排影响因素”(Option-Command-?) 来查看造成任务当前安排状况的一切原因。

通过“显示安排影响因素”命令打开弹出窗口显示任务的安排影响因素

甘特图中,任务旁边会出现一个弹出窗口,其中包括影响该任务的安排的一切因素。在弹出窗口中单击影响因素右边的箭头可直接转到造成限制的任务、组或其他因素,这样就能按需要直接处理这些问题。

创建吊床任务

吊床任务是指时长同时取决于之前任务的完成时间和之后任务的开始时间的任务。如果截止日期很严格,且需要决定当项目进度落后时或有外部因素影响到项目的某些部分何时必须完成时哪些部分可以压缩,这类任务是很有用的。

例如,如果要准备一份书面文稿,则分配给编辑文稿的时间会随着文稿的完成情况以及截止日期而有所不同。

我们来利用这一情景创建一个示例吊床任务。我们的起始点是两个任务和一个里程碑:撰写新闻稿、编辑新闻稿、发布新闻稿,其之间由“完成 ▸ 开始”关联性连接。

然后针对时间范围不定的编辑新闻稿这一任务创建吊床任务

新闻稿的计划发布时间是 10 月 1 日,因此我们将“开始日期不早于”设置为该里程碑日期来反映这一点。

设置一个发布日期作为新闻稿的里程碑

接下来,我们将从“编辑”到“发布”的“完成 ▸ 开始”关联性变更为另一种能够表示编辑的完成也代表发布的开始的关联性。由于发布新闻稿是一个里程碑而非任务,它的开始和结束日期是相同的,因此这一关联性为“完成 ▸ 完成”(如果发布是项任务则这一关联性应为“开始 ▸ 开始”)。

由于这一关联性是有方向性的,为让 OmniPlan 理解这一关系,需要选中里程碑并拖动关联性箭头指向“编辑”任务,而不是在任务检查器的“关联性”部分选择关联性类型。

让任务成为吊床任务所需的关联性已经设置到位

正确设置好关联性后,设置吊床任务的最后一步是在任务检查器中选中该任务并选择“吊床”作为任务类型。

设置完成的吊床任务

此时,如果撰写新闻稿的时间比计划要长,则编辑任务的时间会随之缩短来满足其两侧的任务的要求。

拆分任务

当关键的协作人员休假了或项目的其他部分变为重点时,暂停某项任务会非常有用。当您希望某个资源或团队成员专注于其正被分配执行的任务之外的工作时,围绕截止期限将该任务拆分成数个部分是一种理想的解决方式。

可通过关联菜单进行拆分的任务

要拆分任务:

  • 选择大纲中的任务。
  • 选择“结构”▸“拆分任务”(Option-Command-S)。
  • 在这一弹出窗口中,调整拆分出来的两侧的长度,选择中断后继续的日期和时间,然后单击“拆分任务”按钮,此时任务即已拆分并可在以后完成。

此时任务已拆分

注:要重新合并分割的任务,单击其某个部分并将其拖放到另一部分上。两个分段随即会在甘特图上重新合并成一个任务。

在拆分任务后,最好再分级一次,以确保能根据项目可用的资源和时限最有效地管理拆分的任务。

警告:拆分后的任务在分级后或许会神秘地重新整合。如果不希望这样,请确保在“分级”子菜单中启用了允许拆分。

任务分组

任务分组可以用多种方式实现,具体取决于您是准备将现有的一组任务添加到组中、将现有的任务转换成组,还是创建全新的组任务。

  • 要将现有任务转换成组并在其中附带新的子任务:
  1. 选择要添加子任务的任务。
  2. 单击“结构”▸“添加”▸“添加子任务”(Command-})。
  3. 所选的任务会变成一个带有一项子任务的组。
  4. 按 Return 向组添加更多任务。
  • 要在大纲中将任务放入位于其上方的同级任务形成的组中:
  1. 选择要分组的任务。
  2. 选择“结构”▸“缩进” (Command-]) 或 Tab,取决于您的预置设置)。
  3. 这些任务将在大纲中成为其上方的任务的子任务。
  • 要将任务放入新创建的的组中:
  1. 选择要分组的任务。
  2. 选择“结构”▸“群组” (Command-Option-L)。
  3. 所选的任务会成为新创建的组的子任务。

 

  • 要新建一个里面不含子任务的组:
  1. 单击“结构”▸“添加”▸“群组”。
  2. 一个新的空组就已创建完成。
  3. 要在组内添加任务,可单击组名称旁的三角(或其在甘特图中的条)将其打开,并在选中组的状态下按常规操作创建新任务。

任务群组的特性
任务群组本身只有少数特性,其大部分特性来自于其所包含的任务。组的特性可在任务检查器中查看(有时还可以定义)。

  • 名称 — 当然,任务群组有它自己的名称。
  • 类型 — 任务群组可以包含任务、里程碑和其他群组,但其自身的类型始终是群组。(空群组无需投入,也没有持续时间,但可以用作占位符。)
  • 投入 — 群组的投入是其所包含的所有任务的投入总和。
  • 持续时间 — 群组的持续时间是指从其第一个任务开始到最后一个任务结束之间的时间量,而不是其所有任务持续时间的总和。如果群组包含三个历时一个小时的任务,且所有这些任务都同时发生,则该群组的持续时间为一个小时,而不是三个小时。
  • 安排 — 群组可以具有特定的开始日期,它可以影响群组内任务的开始日期。
  • 相关性 — 群组就像常规任务一样,也可以具有相关性。
  • 资源分配 — 如果您将资源分配给任务群组,则会此资源分配给群组内的所有任务。而对于群组本身不能分配任何资源。

在甘特图中直观调整计划

在甘特图中使用鼠标可以直接编辑许多任务属性。当您将鼠标指针放置在任务条上时,会出现操作任务的控制项。

更改图表的比例
您可以使用图表右上角的放大镜菜单,或将单击图表的标头区域进行左右拖移,来放大和缩小甘特图(和资源时间线),就像您在调整栏的大小一样。

用放大镜菜单更改甘特图的比例

更改任务的持续时间
要更改任务的持续时间:

在甘特图中更改任务的持续时间

按住任务条右侧结尾处的牵引条。

将任务条的结尾向左或向右拖移,以更改任务的持续时间。您可以按住 Shift 拖移,以获得整数值。

调整任务完成情况
要调整任务的完成度:

在甘特图中调整任务完成度

单击任务条中房子形状的白色控点。

拖移该控点,以更新完成情况。

绘制关联线
要在任务之间绘制关联线:

在甘特图中绘制关联线

在甘特图中选择一个任务条以查看其关联性箭头。

从一个任务的开始或结束位置拖移关联性箭头。

将该箭头拖放到另一个任务的开始或结束位置,以创建相关性。

创建任务的时限
要创建任务的时限:

在甘特图中创建任务的时限

按住 Shift 键从任务的开始或结束位置拖移,以创建开始或结束时限。

按住 Shift 键,连按现有的时限,可以将其移去。

注:开始日期不早于限制也可以通过选中一项任务并将其沿时间线拖动来创建。

锁定开始或结束日期
要将某个开始或结束日期固定下来:

在甘特图上锁定结束日期

按住 Command 键,点按任务的开始或结束位置,可以对其进行锁定或解锁。

为非工作时间上色
要在甘特图上以不同的背景色显示通常不工作的日子,可单击“显示”▸“非工作时间”并在子菜单中选择一个适用于您的情况的选项:无、节假日、周末或全部。

在甘特图中为周末添加颜色

以这种方式突出显示非工作时间能够更直观地表现出实际进行工作的时间,并可以说明为什么甘特图上有些任务条看起来比实际的任务持续时间要长。

您可以在样式视图中选择非工作时间的外观颜色,并能在日历视图中定制这些时间本身。

在任务视图中查看选项

任务视图中的视图选项有两个主要作用。一是控制在任务大纲中显示哪些可选栏,二是控制哪些栏值需要作为标签显示在甘特图的任务条的两端(和上面)。

在任务视图中查看选项

选择“显示”▸“显示选项” (Command-J) 来打开视图选项,其中包含两个部分:左边部分决定大纲栏,右边部分带有下拉菜单,可用于标记相对于任务、组和里程碑的位置。

注:要向大纲迅速添加可选的栏,可双指点击现有的栏标题。可用的栏的完整列表将作为上下文菜单出现,您可以在其中选择要显示或隐藏的项。

可选的栏中的数据对应于甘特图中位于相同行中的任务。在大纲中可以直接编辑栏中的某些值(如“任务成本”),也可以自动计算其他的值(如“总成本”)。一般而言,能够在大纲中编辑的值对应于任务和资源检查器中的可编辑字段。

注:如果您打算向任务大纲添加自定义栏(或如果您在列表中看到了意外的项),请注意您在通过自定义数据检查器中用于设置任务的关键字会在大纲中作为栏出现。

下表说明了更为复杂的可选栏,这些栏可显示在任务视图的大纲中,或作为数据字段关联在甘特图中的项上。

违例:此栏为有违例的每一个任务显示图标。点按图标可以调用违例窗口,以查看问题。
状态:此栏显示提醒时钟图标,表示未完成的任务且将于几天后到期或已经过期。请注意,如果项目在项目检查器的“项目”中未设置确定的开始日期,则不会出现这些图标。提醒时钟的颜色各具含义:

  • 接近过期(绿):此任务未完成,且将于 3 个工作日后到期。
  • 即将过期(黄):此任务未完成,且将于 1 个工作日后到期。
  • 已经过期(红):此任务未完成,且已过期。

优先级:您可以手动设置任务的优先级,以控制任务的分级顺序。优先级可以为任一整数,所以您尽可构建自己的范围(1 到 3、0 到 999,或任何范围)。在分级期间,如果两个任务同时被分配给一个资源,则优先级高的任务会优先使用资源。
注:在分配优先级时(不论选择了什么范围),优先级最高的任务是分配到最大数字的任务。优先级按数字从大到小降低,负值比正值优先级更低。

已分配:此栏列出已分配给任务的资源。
附件:您可以点按所选行中的纸夹图标(附件图标),查看项目附件的菜单,或者尚无链接,则会链接至一个文件。即使取消选择带有文件链接的行,这些行也会显示纸夹图标。

备注:用此栏存放关于某个项的额外文本。要编辑所选项的备注,按 Command-’ 或单击出现在该栏的“备注”图标。
如果项目具有备注,则您可以按下 Command-’(停止编辑后隐藏备注)移进和移出备注栏位。即使取消选择带有备注的行,这些行也会显示备注图标。

可在样式视图中设置备注的字体样式。

唯一 ID:唯一 ID 是分配给每个任务的数字,即使任务或资源在大纲中的名称或位置更改,也可对其进行明确识别。唯一 ID 永远不会更改,您创建的每个新任务或资源都会有新的唯一 ID 号。当您在 OmniPlan 与其他应用程序之间输入和输出项目时,这些数字对于进行项目匹配非常有用。
自由宽延,总宽延:这些栏显示根据项目的设置方式获得的信息。宽延是一项任务在必须完成以使后续任务开始(或使项目准时完成)之前可以延后的时间;自由宽延指单个任务及其后续任务之间的宽延,而总宽延指在不至于导致单个项目的延迟对整个项目的持续时间造成影响的前提下的最长宽延。

挣值分析(专业版)

OmniPlan 3 专业版提供多个新的自定义栏类型,对于跟踪和管理项目的预算和进度非常有用。综合而言,它们代表一套对挣值分析项目管理技巧(又称挣值管理或 EVM)的完整实现。我们在 OmniPlan 和本手册中将其统称为挣值分析 (EVA)。

由于 EVA 的价值来源于将项目的实际状态与初始计划的对比,我们首先需要的是一条基线。如果您尚未设置基线,应先完成设置。如果您希望模拟项目之前或以后的状态,可单击“项目”▸“设置当前编辑日期”并输入所需的日期。

警告
如果您与在项目的开始时设置的基线对比,许多 EVA 栏的值都不会出现。这是因为您相当于执行了被零除运算(该基线的当前实际成本)来生成成本绩效指数,而挣值仅在具有其他影响项目进行的因素的环境中才有意义。要预览项目的计划成本,可使用总任务成本栏。

设置好基线后,可以开始构建 EVA 需要用来生成有意义的结果的任务和资源属性。要一次性说明 EVA 栏的所显示的整套原始和推算值可能会让人感到难以消化,因此我们在这里化整为零分别说明。

首先我们启用一些比较熟悉、预先存在的栏,并确保其填充了有效的数据。

在任务视图中:

  • 工作量 — 您创建的任何任务都需要一定的工作量来完成,这个属性不难说明。
  • 完成的投入 — EVA 对比基线跟踪进度,因此更新项目的工作量是计算值的重要步骤。

在资源视图中:

  • 小时成本或使用成本 — 跟踪已完成的工作量中花费的钱是 EVA 的另一个主要步骤。如果您的工人有薪水,则需要计算其时薪才能用在此处。

设置好这些后,就可以开始使用 EVA 栏了。第一组栏显示的是我们到目前为止在项目的任务中花费的金钱,并与我们的初始预算比较。

与预算相关的挣值分析栏

实际成本 (ACWP)

该栏很简单明了,即到目前为止工作的实际成本。在 OmniPlan 的术语中,这代表分配给任务的资源所完成的工作量,并乘以其成本。如果完成了两天(每天 8 小时)的工作量,且资源的贡献度为 100% 单位,效率的小时成本为 $50,则他们将占用实际成本中的 $800。

挣值 (BCWP)
挣值(或已完成工作的预算成本)也是一个简单的运算,代表目前项目中完成的工作的计划运算(“目前”是分析的基线)。该值由项目开始时的工作量分配和资源成本决定。

成本绩效指数 (CPI)
成本绩效指数可通过用任务的挣值除以其实际成本来得到。这便于粗略查看任务花销是否超过预算或少于预算:高于 1 的值代表低于预算,低于1 则表示超过预算,1 表示项目预算刚刚好。

成本差异和成本差异 %
成本差异是让我们了解一项任务低于或超过预算的情况的确切数字。“成本差异”栏表达为相对于其挣值的货币量;显而易见,“成本差异 %”则表达为占挣值的百分比。应注意的是,如果计划的和实际的预算一致(成本绩效指数为 1),这些栏将为空。

下一组 EVA 栏说明项目相对于计划的时间表的状态。

与计划表相关的挣值分析栏

计划值 (BCWS)

“计划值”(或称“计划工作量的预算成本”)列出了按项目的初始安排到目前为止的工作成本。这是从任务和资源的计划成本,以及基线和所选编辑日期推算的。

进度绩效指数 (SPI)
进度绩效指数通过将挣值除以计划值来得到。类似成本绩效指数,它用一个大于或小于 1 的数字表示;越大的值表示进度越超前,越小则表示越落后。

进度差异和进度差异 %
进度差异是显示项目超前或落后于计划的程度的确切值。它用计划值减去挣值,表示为我们应当为目前的工作支付的货币量与我们实际上支付的货币量的差异。进度差异 % 则以百分比的形式表示这一相同的量。
最后一组 EVA 栏与预报任务在完成时的预算相关。

完工估算 (EAC)
该值代表随着工作的进行,任务的实际最终成本。在开始项目前,EAC 等于任务的预算(即下面的“完工时预算”)随着项目进行,EAC 和 BAC 会出现差异。

完工时预算 (BAC)
“完工时预算”表示任务中所有工作的初始预算成本。如果工作进度落后或材料成本超支,实际成本(以及完工估算成本)会超过 BAC 成本。

完工差异 (VAC)
该栏表示任务的估算实际(最终)完工成本与预算的(初始)完工成本的差异。它由一个货币量表示,负的 VAC 表示成本超支,正的 VAC 则表示预算结余。

待完成绩效指数 (TCPI)
“待完成绩效指数”在 OmniPlan 的 EVA 栏中比较特殊,因为它是以建议的形式表示项目的预算和计划状态。TCPI 表示的是在当前的编辑日期时,为了让任务不吵出预算,需要维护的成本绩效指数(上述的 CPI)。不为 1 的值表示建议进行修正:值越高表示资金越紧缺,越低则表示资金越充裕。

与任务完成相关的挣值分析栏

提示:从另一个方面来思考 EVA,可将当前编辑日期和基线分别视为一张图表的 x 和 y 轴,且其参数可以用来为项目设置模拟情景。基线为项目的事件状态提供 y 轴时间锚点,当前编辑日期则是沿日历的 x 轴前行的时间机器,这样就好像项目到目前的进度已经在以前达到,或者所有的进度均已冻结且项目在到达未来某个时间点之前均处于静止状态。

过滤任务大纲

如果您想要专注于项目的某一具体方面,可创建具有具体条件的过滤器从而查看任务的子集。可能的过滤器包括关注上周完成的任务、位于基线目标日期之后且大于三天的任务,或如下示例:完成不到 50% 的任务。

过滤任务大纲

单击“显示”▸“过滤任务” (Option-Command-F),或单击工具栏中的“过滤”按钮。此时会出现一张表单,让您设定过滤条件。您可以根据需要通过点按输入行右侧的“+”按钮添加条件,然后在按住 Option 键的同时点按添加按钮过滤条件自身,从而在过滤器层次内创建嵌套的条件。当条件按您所需的方式设置时,单击保存过滤菜单可保存当前过滤器或重置先前保存的过滤器。(还可使用“显示”▸ “恢复保存的过滤器”菜单项。)

过滤器设置后,符合条件的任何任务都会保留在大纲中,而项目的其他部分则会隐藏起来。您可以在项目进行过滤时正常使用项目,但是只可以编辑可见的任务。使用过滤器时,过滤栏会随即显示,提供有编辑或移去过滤器的选项并显示隐藏的任务数。

提示项目当前经过过滤的过滤栏

如果您在过滤器打开时输出或打印一个项目,则只有可见任务会包括在输出的文件中。

注:从 OmniPlan 3 输出至更早的 OmniPlan 1.x 版本的文件格式时,不会包括过滤器本身。

 

相关链接:

《OmnPlan for Mac 完整视频教程》

《OmniPlan 相关资料下载》

《OmniPlan for Mac 问题集锦(一)》

《OmniPlan for Mac 问题集锦(二)》

《OmniPlan for Mac 线上培训提纲》


点击下方图片进入视频教程

 

 

 

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