会议管理的持续改进!(量化+PDCA)

李长太

李长太2022.09.27

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会议管理的持续改进!(量化+PDCA)

上周和一位学员沟通完如何管理会议之后,我发了一篇文章《会议繁多怎么办?》。

今天,她和我分享了会议时间的统计数据,上周会议时长达到了35小时。按照40小时工作制计算,会议时间占到了近90%,这种情况下,可用于单独进行深度思考,完成高品质工作的时间就非常有限了,这是不利于长期的职业发展的。

 

那么如何解决呢?

01 持续优化和控制

基于PDCA的理念,进行持续的优化和控制。不要求短时间内取得巨大进步,但是要进行持续改进。比如,上周参加会议时间达到了35小时,那么,下周的目标就是在不影响原有会议质量的前提下,将会议时间至少减少1个小时,控制到34个小时内。对于节约出的1小时,我们用来做一些高品质的工作。

目的是:一周工作总时长没有变化,但工作内容组成变化了,工作品质提升了。

02 增加高品质工作

什么是高品质工作?高品质工作,可以理解为工作中任何一件事情,以更高品质的结果来完成。

高品质工作可以是任何原本看似很小的事情:

(1)给领导发的周总结

以往:发给领导的周总结很简单,简要描述一下一周工作内容。

高品质工作:对于工作的描述细化、量化。此外,还做了几个图表。相比较之前的自己,提供的工作成果品质更高了!

 

(2)一次和领导的交流

以往:和领导约好了时间,自己心里准备个提纲,直接面对面通过语言交流。

高品质工作:自己提前把沟通内容清晰的整理好,不乏一些图表、背景数据等,打印到A4纸上,让领导可以边看边交流;此外,和领导沟通的时候,自己增加了一些手势。

 

(3)和同事开会

以往:简单写一下沟通提纲,避免遗忘,会议上临场发挥。

高品质工作:对于核心要点,进行深入思考,把自己发言时候的逐字稿打了出来。结果是,发言的结果更好,自己也存了一段文字,以后可以复用。

为什么要特别关注高品质工作呢?因为高品质工作带来稀缺,稀缺带来溢价!比如耳机,品质只提升了一点点,但是价格可能贵了很多。只有高品质,才会带来溢价!职场的高品质工作可以带来更高的小时收入,小时收入提高了,生活品质才会改变!

 

03 善用写做法

“写做法”,也就是先写,后做!基于原本要做的工作,提前花一些写出来,不是提纲,不是草稿,而是完整叙述的文字,逻辑严谨的文字,可以直接转述给别人说明问题的文字。

这段文字,可以帮我们提高深度思考的能力,也可以提升我们工作品质,未来还可以复用。(写做法,本身也是一种高品质工作)

 

04 落地的指标和模版

经过和这位学员详细的沟通,我们为未来一周的持续改进量化了3个核心指标:

(1)会议时长

投入会议方面的时间至少减少1小时。

 

(2)高品质工作时长

实践高品质工作的时间长度,要大于1个小时。

 

(3)卡片写作数量

按照100-200字来规范一张卡片,每天完成一张卡片的写作,一周5张。

在这个表格中,记录每天的时长,下方可以自动计算一周总量,便于掌控整体情况,进行调整。

这些目标看起来很小,心理压力也不大,实现起来也容易。随着每周的持续改进,几周后变化就会非常明显。

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格式为:知常学社(李长太)(http://www.zhichangxueshe.com/2920/

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