会议繁多怎么办?

李长太

李长太2022.09.20

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会议繁多怎么办?

几天前,一位同学找我咨询时间管理,经过沟通发现:她80%以上的工作时间都用于会议,根本没什么时间独立工作和思考。这样的情况,何谈时间管理?首先应该做好的是会议管理!如果您也是会议缠身,那么我有如下几个建议。

 

01-详细记录会议

记录是改变的第一步,记录一下自己一周开了哪些会,可以参考如下字段:

会议名称 日期 计划时长 实际时长 发起人 提前多久通知 自己角色 价值度

 

1.“计划时长”和“实际时长”

对比会议的时间控制能力。比如,有些同事举办的会议,计划1小时,实际2个小时都开不完,通常是由于准备不足、组织不佳造成的。

 

2.“发起人”

统计不同人发起会议的数量。有些同事(或部门),可能是由于管理流程不清晰,也可能是为了表现得更积极,频繁组织会议。

 

3.“自己角色”

明确自己是不是必要参加会议。可能一周下来,发现有20%的会议,自己其实不是核心参与人员,是以旁听或陪衬的角色参加。这类会议,会后收到会议记录及决议就可以了,可以尝试减少参加。

 

4.“提前多久通知”

无计划、突发的会议,通常会打断手头工作,降低工作效率。此外,由于来不及做会议相关的准备,会议的质量也会比较差,要重点关注和控制。

 

5.“价值度”

对会议的价值进行打分,比如最高分是5分,最低分1分。

 

02-各发起人组织会议的百分比

比如,自己负责A部门,公司还有B部门、C部门。会议的发起人包括老板和这3个部门。经过统计分析,结果如下图:

可以得出结论:目前C部门发起的会议,占的时间最多。

这就要观察和思考具体原因:C部门为什么发起了这么多会议?是流程问题吗?是制度问题吗?我参与的这些C部门会议都是必要的吗?有办法减少吗?

 

03-自己作为非必要人员参会比例

有些会议,自己是必要参加,或者不得不参加的。但有一些会议,自己只是旁听或陪衬。把这些“陪衬”会议统计出来,然后思考如何去减少参与。

04-每周参会总时长

我们可以以周为单位,统计一周参会的总时长。然后进行持续改进,降低每周参会总时长。一周工作按照40小时计算的话,我建议将会议降低到一半以内,其他时间用于独立工作和深入思考。

此外,也可以进行更多维度的数据分析,比如:

有哪些会议经常是突发召集的?是哪些部门发起的?接下来,就要思考一下,如何减少他们突然发起会议?我比较喜欢的方法是,化被动为主动,自己主动发起会议预约,有准备、高效率!(未必能避免所有突发,但会减少)

05总结与讨论

会议管理过程中,有一部分因素是不可控的,我们只能积极尝试影响那些可控的部分。

基于我的经验来看,只要我们有意识去管理会议,效果会很明显。比如,之前每周有80%的时间用来开会,现在降低到60%,个人独立处理工作和深度思考的时间,可以从20%增加到40%,也就是提高了一倍!

多花一点时间关注会议管理吧!持续的降低会议的参与时间,增加自己深度思考、深度工作的时间,才能真正提高自己的职场价值和竞争力!

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