OmniFocus中标签使用案例分析

李长太

李长太2019.04.27

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OmniFocus中标签使用案例分析

首先说一个场景:

一名经理管理着六七名下属,他的工作习惯是这样:

每周都会做一个整体规划,然后拆解一些工作给自己的下属。但他并不是拆解后就通过微信、邮件分配给下属。

他认为在分配前非常有必要和下属当面交流一下,比如是否能完成这个工作,有没有什么困难,预计什么时候能完成。

当下属真正理解了任务,也认为自己可以完成任务,并且给了一个约定时间后,这个工作分配就算完成了。

接下来,这名经理会根据之前记录的截止时间,跟踪任务进展。

以上是这名经理的工作习惯,那么如何在OmniFocus中应用呢?

尤其是如何使用OmniFocus中的标签(之前叫上下文),该如何设定呢?

A方案:设定一个第一级标签,下属。然后二级标签为每个人的名字。

屏幕快照 2019-04-26 22.48.50.png

这种方式的好处是,可以在标签中快速找到“下属”,点击这个下属姓名之后,可以看到很多和他名字有关的任务。

从这名经理的工作习惯来讲,他把工作流程分为三步:

1.自己拆解大项目为小任务

2.和下属沟通任务(设置某下属标签)

3.等待下属完成任务(设置某下属标签)(也要设截止时间)

注:我认为与下属沟通分配任务,和等待下属完成任务是两个单独的任务。不能先设定一个“和下属沟通某任务”,当沟通后,再修改这个任务为“等待某某完成某任务”。

如果在“下属”标签下,点击某个人的名字,则会展现“2”、“3”两类,那么就需要这名经理区分,哪些是要和下属沟通的,哪些是之前下属之前已经确认执行的任务。

我认为这种标签设定方式简单,但并不是最规范。

我认为最规范方式应该采用B方案:

一级标签包含:

Agenda(含义为议事、沟通)

Waiting for(等待完成、回馈)

在以上两个一级标签下分别设置员工姓名,也就是点击Agenda后可以看到所有下属名字的二级标签,点击Waiting for后也可以看到所有下属的二级标签。

屏幕快照 2019-04-26 22.48.32.png

这样,当我点击Agenda标签后,可以看到所有需要沟通的任务,在点击某个人名,就可以看到和某个下属沟通的任务。

在和这名下属沟通后,就可以基于这个大项目,再新建一个等待他完成的动作,然后设置为Waiting for 中他姓名的二级标签。当和下属沟通完截止日期后,再为这个动作设置一个截止时间。

从操作层面来讲我认为方案B更加规范,也有利于培养我们认真拆解的习惯。

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