检查和决策的完美结合

李长太

李长太2019.01.15

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检查和决策的完美结合

本文作者是Ultraman,他目前正在读清华大学的研究生。本篇文章中,他分享了他如何用OmniFocus的检查过程进行决策的实践体会。我的观点依旧是这样:OmniFocus的内容不需要全都做完,不要给自己过大压力,我们只需要根据当前选择最优最适合的去执行,达到最大的投资回报率。—李长太

 

之前通过在行约见李长太老师的时候,他在谈话中把OmniFocus定义为一个检查和决策的系统。也就是说,这个软件好比一个存储着自己各种各样想法的数据库,当自己需要做决策的时候,就从里面找到合适的事情去做。

既然说到决策,那就表明存放在OmnniFocus里面的任务不是全部都需要完成——做事情不等于做完事情。我们可以把自己想到的任何事情:去楼下取快递,周末叫一个家政阿姨打扫卫生间,在截止日期之前提交论文等等放进这个系统,然后在某个周末的下午决定自己到底是做家务还是出去购物。

 

但是现实生活是,很多事情我们不通过OmniFocus就做出了决定,比如说在双十一特卖的时候买了一大瓶洗衣液;很多重要的事情我们快到了截止日期才开始做决定,比如离论文提交还有一周,才去思考第一章怎么写,第二章怎么写,写完后怎么修改等等等。

 

下面我就结合自己的使用习惯,来谈一谈如何用OmniFocus做到无焦虑的决策

 

1.收集箱是初步决策

收集箱的重要性,看过网易云课堂的教程的人基本都明白了。把里面的事件分类的过程本身就是一种决策。我一开始是每天都去清空收集箱,每次清空花5-10分钟左右。

 

但是使用软件一年多以后,我一般是看到自己收件箱里面事情的数量超过了一个临界值(比如20)后再去主动清空。这就像倒垃圾,一开始没有养成卫生习惯的话最好每天都去倒垃圾,等到有了卫生习惯后看到垃圾桶满了再去倒,这样就不用反反复复刻意花时间在这件事上了。

 

2.预测自己一周内的ddl

 

OmniFocus的预测功能是它真正的焦点,但是很多人仅仅是把它当成了简单闹钟来使用。用过软件的人都知道,预测那一栏可以给自己提供将近一周的视角,而闹钟只能在事情发生那一刻给你提醒。

 

 

想一想自己有没有这样的体验:信用卡账单已经出来了,但是自己因为各种原因竟然忘记了还款日,结果很不幸的留下了逾期记录。每到这个时候都在检讨自己:为什么自己不在拿到工资的时候早点还,等到还款日那天一大意就错过了还款通知短信?

 

这就是预测和闹钟的区别了,预测让自己在事情完成之前都不敢大意,而大家设完闹钟后通常只会什么也不管倒头就睡了。像信用卡还款这种有明确的截止时间,并且越早完成越好的事情,最适合放到预测里面,这样我们可以提前一周知道我要留着点钱还信用卡了。

 

3.利用检查功能进行再决策

 

曾经我是一周内用专门的时间来浏览自己的各个项目,然后从里面一个一个找到自己想要做的事情在进行决策的。但是这么做有一个显著的弊端:自己项目和文件夹一多的时候,就很难进行决策了。因为做决策是非常消耗精力的事情,常常前面3-5个项目还能比较合理地决策,到了后面就越来越不耐烦了。而且,不是所有关注的项目都需要自己用一周一次的频率进行决策。比如说考研的时候,有关考研复习的需要一周关注一次,而别的事情比如购物可能只需要一个月一次。于是我想到了OmniFocus里面内置的检查功能——这不是可以自由设置检查周期吗?

于是我就按照上面的思路,给”学习“之类的项目设置了一周的检查周期,而生活琐事之类的就是一个月,甚至更长。这样一来,我只需要看检查功能,就知道我当天需要对哪些项目进行决策了,并且我尽量把各个项目的检查日期错开——比如周一是数学,周二是英语,等等。而生活琐事的检查频率本来就不高,所以成功的和学习错开了,这样我就不会同时面对十几个项目进行决策了。并且虽然生活琐事不怎么重要,但是一个月内还是会重新检查一次,就不用担心遗漏什么事情了。 
总之,OmniFocus的预测和检查功能,用得好的话可以起到事半功倍的效果,而且可以有效防止焦虑和拖延。这个就是软件的强大之处,可以让自己放心地把琐事托管给它。

 

 

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