合适的时候做合适的事,我对OmniFocus标签的心得

李长太

李长太2019.01.19

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合适的时候做合适的事,我对OmniFocus标签的心得

本文作者是张航天,本文中他深入分享了自己使用标签的心得。——李长太

前言:

我使用OmniFocus以及GTD的时间管理方法,至今大约一年半。这大概是让我改变最大的一个软件了。

本文断断续续写了十几个晚上,算是对我过去一年半的一个总结。合计大约11200多字,可能是我写过的最长的一篇文章了。如果你没用过这个软件,或者没有了解过GTD这个软件,那你可能根本读不下去。对于了解过的,希望你觉得本文还算易读。

当然,文中基本是我个人的理解,如觉得有不当之处,请指正。

以下是正文。

 

 

在使用OmniFocus最初的一年多,我主要采用“截止日期”的方式,来推进我的工作,并且卓有成效的。如下图所示:

这幅图,显示的是我OmniFocus中,当前的所有动作(左侧),和剩余动作数量(右侧)。注意:这个是我今年4月(印象中)压缩过一次数据库后的数据,因此可以认为我半年完成了2906-778=2128个动作,平均每天完成10多个动作。

所以,在执行方面,OmniFocus系统基本是让我满意的。

然而,慢慢的,我感受到这种做法里面的一些问题,最近几个月,我慢慢地从按照“截止日期”切换到了按照“情境”(也就是OmniFocus中的上下文,或者说标签)的转换。

本文,就说一下我在其中的一些心得。

关于OmniFocus的标签(在OmniFocus2中叫上下文,3中叫标签;GTD的原文叫“Context”,最恰当的翻译,可以认为是“情境”“场景”或者“环境”,这在长太老师的课程中有讲解),一直是刚接触这个软件的人的最大难点。

但是,GTD的时间管理法,最倡导的就是清空大脑,并在“天时地利”时做适当的事。所以,标签是OmniFocus的核心。

我自己看过几篇此方面的文章,深知由于各人的工作场景不相同,想“直接套用他人的经验”是绝无可能的。

因此,我并不想通过通过这篇文章来告诉你标签应该怎么正确设置,而是通过说明我在改进我的标签设置及使用方法的过程中的思考方式,希望能给你带来一些启发。

在谈标签之前,我想先花点篇幅,说明一下我对GTD和OmniFocus的一些看法,因为平时看到太多童鞋在讨论“到底哪个GTD软件好”了,我觉得,在谈工具之前,最好先分析自己的需求和痛点。

一、我的工作特点,以及我用OmniFocus的历史

我做的是装备制造业的管理工作。

所以,团队任务的管理,是我重要的一个需求。

但是受制于身边的人对“科技产品”、“各种App”的了解和使用情况,至今,我都没有用协同软件来管理过团队任务,一直是使用Excel等方式来跟踪部门公共的事务。

在这种情况下,管好我自己,让我“永不忘事”就很重要了。

之前很长一段时间内(2011年-2017年),我一直使用Apple设备自带的提醒事项来管理我的待办工作。但是,随着里面的任务越来越多,功能已经捉襟见肘:

  1. 不能进行复杂任务的多层分解(类似于项目管理的WBS分解,或者OmniFocus的项目-动作-子动作层级)
  2. 无法从标签、负责人、截止时间、优先级等各种方式来“透视”(可以理解为“筛选”)我的任务,里面大量的工作难以跟踪、推进

在了解了GTD理念后(其实和选择软件是同时进行的),我对我的任务管理的需求,成了如下几点:

  1. 我希望有一个可靠的系统,存放我所有的事情(工作、健康、学习、娱乐、理财等人生中各大维度)——GTD的理念就是解放大脑,清空大脑,把所有的事务放到工具中去;因为人的大脑擅长的是分析事情,而不是记住事情,所以我们需要一个“第二大脑”来存放我们所有想记住的事情。我太喜欢GTD的这个理念了(成功解决了我从小记忆力差的难题^_^)
  2. 这个系统必须在项目分解方面非常强大:能分解大项目(目标、任务)至小工作包,因为,管理工作中,很多事情是比较复杂的,但是天下大事必作于细,天下难事必作于易,只要以大化小,没有任何事是搞不定的。而OmniFocus的“文件夹-项目-动作-子动作”的层级,对我来说完全满足。值得一提的是,关于如何分解项目至可以被立刻执行的“动作”,很多童鞋有疑惑,其实你只要学习一下项目管理中如何分解WBS的,在OmniFocus中分解项目时就轻而易举了
  3. 能通过各种条件来筛选出我想要的任务类型,以便我灵活地执行任务(OmniFocus的透视功能非常棒),比如有时我想从人的角度,有时想从时间角度,有时想从我工作方式的角度来推进不同的事务……这些对OmniFocus来说都是轻而易举
  4. 通过第3点的筛选,我能将需要和团队分享的内容,直接复制出来,在周例会中讨论,或者发给对应的负责人,核实开展进度,或者在各种场景下执行任务
  5. 各种循环事务的灵活设置(比如每个月的第5-8天进行工资绩效核算,提醒相关人员发送交某项文件给我,以前我需要在脑中盘算这七八件事的通知、获取、整理进度,特别费神,后来用OmniFocus我只需要按照软件提醒,直接发送微信跟踪)——关于重复事项的规则,在OmniFocus3中也改的很棒了(灵活的循环时间设置+任务的单独提醒功能)

大致对比之后,感觉OmniFocus简直就是为我的人生定制的好软件。完全满足我上述所有需求。

值得一提的是,我在2013年左右用过一次OmniFocus,但是失败了、弃用了。

失败的原因大概是如下几点:

  1. 首先,我没有花一些时间,将过去所有的任务放进去
  2. 我没有养成一有新的任务,就列进去的习惯(主要是那时手机上没有用这个软件)
  3. 我没有系统地学习这个软件,对其中一些功能的认识不深刻,没有掌握标签和透视的精髓。

尤其因为上述1、2两点,这个软件变成了一个“不可靠”的软件(一部分任务在软件中,一部分在脑子里,一部分则分散在其他地方比如提醒事项、Excel表)。这对GTD来说是致命的,因为,我依然需要费劲心思在脑中汇总问题,防止遗漏。

而因为1、2点,OmniFocus变成了简单的分解-跟踪工具,成了和提醒事项没什么两样的工具,所以很快被弃用了。

当然,还有很关键一点,当时只在Mac上用了盗版软件,弃用好不心疼。

17年6月,考虑到上面提到的提醒事项的问题、使用OmniFocus失败的教训,在几乎没怎么对比(因为OmniFocus是毫无疑问的GTD王牌软件),我开始用OmniFocus,我做了如下几点:

  1. 网易云课堂购买了李长太老师的Omni全系列课程,最先系统地学习了OmniFocus的用法——我近一年在各种地方看过不少OmniFocus的各种文章、课程,但可以说没有一个能超越长太老师的课程,非常系统,最关键是长太老师自己就是个GTD的实践者。课程学得差不多的时候,我才着手开始使用这个软件。
  2. 首先保证,这是可靠的系统,我一切想做的任务,都在里面,最开始,我花了不少时间将我分散在各个地方的任务全部收集进OmniFocus系统,并再次从多维度考虑了我的职责范围内的事务这点不需要一蹴而就,想到就往里面加
  3. 之后,让系统可靠的重要一环,随手收集——这在iPhone上使用3DTouch来说轻而易举。甚至在喝醉酒的情况下,同事提到一些工作问题时,我都能拿出手机,把问题加入收件箱。
  4. 每周末回顾所有任务(利用OmniFocus的“检查”功能),并将我下周打算做的关键工作做到日历规划,如果涉及大量和团队沟通的,我还会多做一份Excel的周计划, Excel发给团队同事分享。对于近几日需要特别关注的,加上旗标。
  5. 只有第4点回顾并不够,每天时间空闲时,随机挑一些项目,查看一下一些项目中的任务,进行“下一步行动”安排、动作细化、截止日期或者上下文设置(以便自己能落实它,防止拖延症)。
  6. 上面做得再好,拖延症也是存在的。当任务延期时、当有一些任务始终不想开始时,就找个时间,思考不想做的原因,然后分解动作。这点我会在上下文那里讲
  7. 当我安排的工作做完后,就根据OmniFocus的上下文来做一些任务,或者做上述的第3-4点内容
  8. 值得一提的是,我的收件箱工作整理,是基于“项目”整理的,因为使用软件前期考虑“尽量能全面回顾我职责范围内的工作、防止遗漏”,所以我的项目设置是比较全面的,几乎所有的任务都能找到其归属的项目,偶尔几个不好分的,放到杂项中。之所以这么做,是因为我不希望收件箱放置太多的内容,我会快速地把收件箱清空,对于立刻能确认行动的,项目、上下文或者截止日期,直接设置好;对于不那么好推进的事情,则是大概分解下一步行动之后,设置好项目,以及部分动作的上下文,日后回顾的时候再细化执行。

在各大论坛、交流群,你可能会看到很多人在讨论,To-Do,Things3,Todoist,OmniFocus等各种GTD软件,到底应该怎么选择?我似乎从没有被这一点困扰(当然,指的是系统地学习了这个软件之后),因为OmniFocus就是这个领域最好的。

不过我觉得软件本身,并不那么重要,因为:

  1. 谈任务管理,必须搞清楚自己的目标、需求、任务管理痛点在哪儿
  2. 大部分软件功能对我们都足够了,所以关键是我什么写的几点,自己怎么做
  3. 软件不满足的地方,完全可以用变通的方法用着(比如上面提到的每个月固定某几天做某事,OmniFocus2是做不到的,我就设置一个任务模板+一个提醒任务,每个月月底我新建一个循环提醒任务)
  4. 对于OmniFocus的高级功能(比如AppleScripts等),我使用并不多,但这一点不妨碍我。我也不太需要去体验Things3,Todoist等其他软件的功能,因为我想,时间管理/任务管理,最重要的还是自己的GTD的精神——毕竟戴维·艾伦多年前是用纸笔来做GTD啊!

说完我对GTD的看法,以及对OmniFocus的选择,下面来谈谈我在标签(上下文)使用中的心得,毕竟这是OmniFocus和GTD的精髓。

二、我如何看待上下文到标签的转变?

OmniFocus从2升级到3之后,用Tags(标签)取代了Context(上下文,或者说情境),不少人都认为这是Omni公司随大流的无奈之举,认为这是Omni向大众的妥协(毕竟,其他软件基本都是用Tags的了)。

很多人认为,因为Tags可以设置任意多个,将会造成管理的极大混乱。

但,我则是非常非常欢迎这个改变的。有如下原因:

  1. 经过一年多对上下文的摸索,我基本上设置了满足我需求的上下文(如果不经历这个,则会把标签用的非常乱,所以我建议OmniFocus的新人,最好系统性的思考、摸索适合自己的标签系统)。
  2. 我认为最早只能设置一个上下文,是因为戴维艾伦多年前是用纸笔来做GTD的,在纸上列出打电话清单,很自然。但是,现在使用软件工具,完全可以多维度考量。这点,正如印象笔记中的“文件夹设置”和“标签设置”一样,到底是细分文件夹,还是充分利用关键词搜索和标签筛选?很多大神都是用后者方式,因为很多文档,你很难决定他到底应该放到哪个文件夹最合适。所以,与其花太多精力区分应该归入什么文件夹,不如设置好关键词便于搜索,设置好相关标签辅助搜索提高搜索精度。文件夹,是唯一的,你可能会很纠结;而标签,是多维的。对于OmniFocus中的很多动作(任务),并非只能在一种情境下去做(或者去思考、跟踪)。这就是标签的最大好处。
  3. 这种只能设置一个“上下文”的纠结,在我使用OmniFocus初期(2017年6月),非常明显:

当时,我对上下文的设置,有这样的实际问题:

  • 由于我做的是管理工作,工作中60%以上涉及到分派工作给他人,然后我需要跟进他的执行进度。在我的上下文中,其实很多是“等待”,他完成的时间,很多时候决定了我完成的时间。
  • 因此,我最早的上下文设置中,都是把各个人(和我工作紧密相关的人或者部门)的名字一一列在WaitingFor中,这样我可以方便地查阅哪个部门的什么人分派/协调了什么工作。好处是,谁一共分派了什么工作一目了然。我可以非常方便地筛选出给某人的所有任务,一次性发给他核对
  • 但这样有个问题,就是我自己怎么才能高效地追踪给各种人的工作情况?这点非常重要,因为其中的很多问题,是不易推进的,需要长期跟踪;新的管理改善想法不断冒出,老的还没有完全改善,那剩余任务就会越来越多。因此,如果我只是把某人的汇总给他,我推进起来依然费劲。而如果我要大力推进,我经常使用的有如下手段:微信、电话询问,部门的几种例会,亲自找他聊,组织临时会议……等等,这些场景,在OmniFocus中,对我个人推进工作,更重要,所以我后来把上下文都按照这个方式设置。然后在每个动作中,都加上了负责人的名字,这样用搜索也能筛选出负责人。

当OmniFocus 3出现后,这个问题就完美解决了,我可以同时设置多个维度,从不同的角度跟踪。对于所有等待他人做某事的动作,我都把第一个标签设置成“我用什么方式来跟踪”,第二个标签设置成“Waiting For谁”。

这样的设置,感觉如虎添翼了——当然,对大部分动作,尤其那些我自己做的工作,大部分还是一个标签。

下面,谈谈我在OmniFocus中上下文/标签的定义方法。

三、我是这么定义我的标签的

原本的“上下文”,由于翻译问题,很多人不理解,长太老师的课程中讲过,可以理解为“情境”、“环境”、“标签”等。本文中,我几个说法都有,对我来说都是一个概念,所以没有去严格区分。

很多讲上下文/标签的文章,都会告诉你,可以从一些维度思考上下文/标签,比如:

从“天时,地利,人和”的维度,可以定义为:时间,地点,人物。我想这三点也是必备的几点了。

我还可以从全面质量管理理论中的“人机料法环”的维度来分析,大概可以定义为:人,设备(工具),物料(资源),方法,环境(地点、精力)

在设置标签之前,我首先分析了一下我的各种工作场景,最典型的就是:

  1. 我身边的领导、同事告诉我一个问题或者安排,或者我在开会、培训、洗澡(我最有灵感时)突发奇想,然后把这件事录入OmniFocus中,之后去跟踪这个事情的解决进度
  2. 我的工作中,很多时间是在开会、和人交流、写各种总结和规划、随时随地思考……
  3. 对于管理工作来说,最关键就是自己的责任感和主动性,如何反复思考自己的各个责任范围、持续改进、持续推进一些困难的工作
  4. ……

上述几点,其实早在我使用OmniFocus之处,我就进行了一些分析,见当时分析的手稿如下(应该不是字写得好看才能被成为“手稿”的吧?-_-! ——为免你问,我是用的Goodnotes写的):

此后的一年多,基于对自己的工作、生活情境的不断思考,以及我在看《搞定3》时,突然的灵感。我又进行了一些调整。

见下图(请原谅我在看书特别兴奋快速书写时的难看字体),你可以从上面的划改,体会到当时我的心理变化。我把Tags分成了三级,当需要设计多重Tags的时候,我会按照这个级别来设置,第一个标签永远是“我要怎么做”(当然,说是这么说,有时我也随性而来,也会把我要找谁放在第一个)。

当前,我大概分成了下面截图的几大类……

我先解释一下这些分类:

  1. 请稍后
    1. 这是好像系统默认的标签。由于项目可以设置暂停状态,但是动作不可以。所以对于那些我发现暂时无法执行的动作,我会设置这个标签
    2. 最初我只使用“请稍后”这个默认的,后来我参考别人的(下面会提到推特上看到的一个上下文设置),增加了“时机不成熟”这个选项,用来标记那些我觉得当前还无法推行的一些事情。这在管理中还是非常常见的;以前对于这种事,我一般是不添加标签,但是由于不添加标签的动作太多了,用“时机不成熟”标签可以让我更准确地区分那些现在确实不好推进的事情
    3. JustWait是针对那些,一旦我完成了我的工作,只需要耐心等待的,一般和政府、公司财务有关的,比如报销,一旦我报账了,只需要耐心等待到账即可,催也没用,这个标签里的动作存粹是为了自己不忘记还有这件事。
    4. SomedayMaybe,是个有意思的标签,也是《搞定》中提到的;和“时机不成熟”的区别在于,我更多把它用于除了工作以外的方面
  2. 人:WaitingFor
    1. 这是标签的重点。很多人认为,自己不是“领导”,所以没法给他人“分派工作”,所以这个标签不重要。我想不是这样,原因有二:第一,即便你是一个刚进公司的实习生,你也有很多的事情可以和同事协作,比如,你希望师傅发给你一份培训资料,你提了一些建议给领导,需要等待他给你反馈……第二,即使你是个“领导”,也不是你说什么,别人都会一折不扣地按时执行,很多事情都需要你自己付出巨大的努力去推进。我们在这个社会上,就一定要和人打交道,有大量的协作工作。
    2. 我发现很多写OmniFocus经验文章的,都是学生,尤其是考研党,他们的文章中,和人相关的标签是比较少的,但是我想大部分工作的人,尤其是管理、沟通类工作的,这一块一定是极大的重点。值得强调的是,我上一句这么写可能会引起误解,实际上,我认为几乎所有岗位的人,都需要和他人大量地交互,如果没有,那一定会有些方面做的不够主动、不够出色,说实话,我想不出我身边有什么岗位,不需要和他人交互的……。出于隐私,我隐藏了我在这一类下面一长串的人名、部门名。
    3. 这个标签,便于我快速的找到,我分配、协调了什么任务给谁。当我需要和他单独开会之前,我可以快速地过一一遍里面的所有动作,做到有的放矢;我也会不定期的找某人,和他确认一遍我标注了他名字的所有工作。尤其当我需要和领导交流时,我可以一次性沟通里面的所有问题,防止遗漏
  3. 地点:Location
    1. 我原本并没有体会到这个标签的巨大作用,直到有一段时间我需要大量的去广州某几个地方办事。所以那时我快速地设置了广州几个我经常去的区域。当我前往那个区域之前,我会看一下,哪些事情我可以一起办了。除非不得已,基本上我每次至少能办2-3件事情以上才安排出门。
    2. iPhone上,设置好具体的地点后(方法是在标签的设置中,你可以输入具体地址,以及选择方圆大小范围内),你就可以在对应的地点得到提醒,或者在“附近”选项中看到所有的地址标签。不过,我并不经常依赖这个功能,因为我大部分想外出办的事情,都需要提前准备点东西,所以我更多情况是如上一点a中所说,打算出去前就打开看一看。
    3. 由于办公室、车间是我最经常在的地方。所以我专门为办公室设置了包含“专注度”在内的三个标签。分别在我清闲、专注以及预先安排好时间的时候做。但是这几个标签我用了一年,效果并不理想,第四部分,我会讲一下我是怎么结合其他标签,来改进它的。
    4. 我用了Out这个单词,而非官方的Errand,最主要的原因是我不认识Errand这个单词……
  4. 工具、方法:Way
    1. 工具并非我常用的标签。最大的原因是,我的大部分工作并非一定要在某个设备上才能做
    2. 方法中,我设置了:微信、约见、几类会议、采购几方面。这几个都是我大量使用的,下面我一一解释——
    3. 微信Wechat,对于沟通最新进度,这个远比打电话节约时间,也给对方充分的准备时间。我可以快速地将需要确认的事情发给相关的人,然后等待答复即可。对于文字的答复,还能快速转发给相关人员。而如果是电话沟通,则需要我将所听到的内容自行整理成文字
    4. 约见Appointment,这是针对我需要专门找某人商量某事的动作设置的标签。所以我在前面加了五角星,并且,通常我会也放到日历中。一般针对复杂的事情,电话、文字说不清的,我会使用这个标签
    5. 会议Meeting,在我的OmniFocus中,大量的动作,都是他人反馈给我的问题、我设想的改善工作等,很多都可以在部门、公司的例会中和相关人员确认,因此,我设置这个标签,每次会议中,可以打开此标签,一一确认。为此,我还特地设置了几个专门的会议标签:例会、质量会、普通会议等。
    6. Shopping,这个完全就是个购物清单,任何想买的东西我就加上这个标签,便于剁手,或者仅仅是我看到别人推荐好东西时的备忘(估计自己短时间内不会买的,我会多加个someday/maybe的标签,偶尔翻出来畅想一下)。
  5. 时间
    1. 我原本并没有一个专门的时间标签,毕竟,时间都是按照截止日期来的
    2. 我在最近几个月,专门加入了这个标签,我在下一部分说明这么做的原因
  6. 精力
    1. 我原本对“精力”并不看重,最主要原因是,我很容易集中注意力,比如有时我连续工作两三个小时,也丝毫不觉得脑子不够用。
    2. 但是,随着拖延着不想执行的项目增多,我开始反思,到底为什么有的事情我就想着拖延,应该如何解决,所以逐步改进了这个标签,我在下一部分说明这么做的原因

在老师的课程中,建议大家一开始先使用官方推荐的方式:

关于这个上下文的标签,我在本节开头的“手稿”中,也在早起大概进行了分类分析。

个人觉得,他并不那么适合我,比如,电话、计算机两点是我使用率极低的标签。——当然,这也许和我还没到那个“真正无时不刻不关心效率”的境界有关。

不过,虽然我的标签设置看起来相对这个比较复杂,但是万变不离其宗。

我的标签,说到底就是:要完成这件事,我自己需要在什么地方,用什么工具或者方式去完成(地点,工具,方式);和这件事有关的人是谁(等待);对于那些不易推动或者可以消磨时间的事情,我应该什么时候做(精力)。

上面,就是我分析、设置我的OmniFocus标签/上下文系统的一个思考过程。

如果你对自己的标签系统有所不满,也可以按照我上述的思路,重新梳理一下自己的做事模式,找到适合自己的“情境”和“场景”。

最后,我想说的是,我看了数篇关于上下文的文章、推特之类的。每个人的方法都不一样,有的人简单,有的人复杂,你不需要完全模仿,可以从别人标签系统中,找到灵感。比如,下面这个我在推特看到的:

对我来说,这个标签实在是太多了,我无法想象我能在这么多情境下做事情。但是,其中依然有几个给了我启发的,比如:

  1. 通过Progress标注事情的完成百分比,在那个推特下的评论,也有不少人说有启发,但是,我还没有启用,因为我希望我尽量把动作拆解到不需要跨度那么大
  2. 比如通过“OnHold”来标注动作的状态,我在上面提到了,我开始是用的“请稍后”,但是这个确实有点粗泛了,我加入其他几个状态,尤其是针对那些我一直在当前“不想去推进”的项目和动作
  3. 比如“Timeof Day”,我开始只用了“Daily Review”,之后增加了早晨、中午、晚上三个点,因为我发现自己在这三个点自己可选择去做的事情不少

四、两个重要的标签改进想法

最后,针对第三节提到的,讲述一下,我是如何改进几个对我推进力不强的标签的

在长太老师的课程中,有这样一张图,建议少用截止,多用上下文。

过去很长一段时间,我对此是不以为然的,因为我有我“自以为是”的方法,我通常这么做:

  1. 按照我在第一节中提到的回顾的方式回顾项目。尤其是每个周末,回顾所有动作,并将打算在下周执行的动作,标上截止日期(也就是我打算做的那天)
  2. 每天有空也会随机回顾一些项目,所以针对那些想做的动作,我也会加上截止日期
  3. 对于每天、每月、每年重复的动作,我也会使用截止日期的方式进行提醒(关键是,不设置截止日期,也没法设置重复提醒啊)
  4. 对于即将占用确定时间的动作,同时也会加入日历中,防止时间冲突
  5. 所以,每天我OmniFocus的预测中,都有15个左右的到期任务
  6. 但,我并不为此觉得压力大,因为完成后打钩时,是非常有成就感的
  7. 对于那些我当天确实不能按时完成的(这种情况不在少数),我也毫无压力。我会重新设置一个我计划完成的时间,推迟它。所以我的预测里面,不太存在很多过期的任务。

正如文章开头所说,这种方法,我执行了一年。并且绝对是卓有成效的。

然而,慢慢的,我感受到这种做法里面的一些问题,并进行了两点的改进。

  1. 我用时间标签(早中晚、日周月回顾,合计六个标签)取代了截止时间到做法
  2. 原本利用截止日期,提前规划自己一天、一周工作计划的方式,改为基于标签安排想做的事情

再次强调一下,由于我管理工作的特性:

  1. 有大量的被打扰的时间(领导、同事突然找我谈事情、安排工作给我;注意,不是只有你的领导才会安排工作给你)
  2. 剩余的时间,我可以自己安排想做的事情
  3. 很多事情,都很不容易推进(任务执行者的时间、牵扯的人多、我自己的精力等等)
  4. 事情的轻重缓急,我比较清楚

先说第1点改进,用时间标签,取代截止日期。

以前,我会对这些事情设置“截止时间”,比如:

  1. 定期每天重复的事情:每天早上吃一个水果,每天冲一杯柠檬水(很多人看到这个动作,觉得搞笑,但是我利用这两个动作,养成了吃水果、喝水的习惯。过去多年,我工作忙起来,可以一天不喝水,这导致我身体出现几个问题)。现在,已经坚持了半年多,可以说是个不会忘记的事项了。但是还会有各种情况出现,让我不能执行这两个动作。比如,早上起床晚了,没有吃水果,那么我一天都会看到这个动作的存在,这将激起我的强迫症。
  2. 不定期每天重复的事情(只是某个时间段):针对工作中的几个重点项目(这个项目不是指的OmniFocus的项目,而是我实际工作中那些订单的执行),我最好是每天了解一下最新进度,车间查看现状,以及关注重点问题的解决。但是有时当天很多工作,我没时间去看,这时我就要“昧著良心”地把这些动作点击完成。
  3. 如上一节所述,周末就计划了下周哪天要做的事情。事实情况是,我的工作中很多时间被突然打扰(比如原计划周三上午做某事,突然有人通知我开会),因此不少提前安排到某天做的事情,就要推迟到另一天(虽然我对此没有负罪感和压力)。
  4. 很多事情,需要耗费极大的努力,才能推进,而提前安排工作计划,并不知道那一天我精力(心情)好不好,因此我常常有些事情拖着不做(这点在第2点再细说)

经过思考之后,我发现我的几个规律:

  1. 我在早中晚的精力(以及心情)还是比较有规律的;早上我一般时间紧张,所以不会设置多少动作(多说一句,再牛逼的系统提醒,也顶不上“视觉系统”,设置N个提醒,都不如直接把想带走的东西放在门口,穿鞋的时候顺手拿走);中午饭后适合看书;白天特别容易被打扰,很难做需要精心思考的工作;晚上适合安静地思考工作、写作(注意力特别集中);所以我设置了Morning,Noon,Evening三个标签,把原本设置了截止日期的准备柠檬水、吃水果、看书、写日记等放在了对应的标签中,并且我没有设置重复时间提醒,我只是在这个时间段,拿出手机看一下这些事做了没有;打不打钩对我不那么重要了。
  2. 我需要定期检查(但是偶尔不检查也没事)的那些事,我放在了Daily、Weekly、MonthlyReview的标签中,比如每周末整理公司OA邮件系统、整理下载文件夹;比如每天看一下重点项目的进度;比如每月初查看、 整理某个报表等

 

这样做的结果就是,这些动作对我纯粹就是“备忘”,即使我偶尔忘了,也不会有任何上面说的心理负担。

现在,只有那些必须在某日、某个时间点做、错过了就很麻烦的事情,我才设置提醒。比如信用卡还款、收集工资核算表等,这样的事情并不多。

PS:我日历、OmniFocus的区分还是比较明确的,日历一般针对确定日期、时间段、且持续半小时以的事件(比如会议、出差、外出、写总结等);OmniFocus一般只是一个时点(一个动作,虽然很多也会持续数个小时,但是我安排在哪天、哪个时间段并不重要)。

第2点,是针对那些“总是想拖着不做”的事情。

我在第1点中,已经提到了“拖延症”的一个原因,就是某些事情,在我“事先计划好的时间点”,我并没有心情去做。

我原来一直不重视“Energy”这个标签,我也从来不用番茄钟(用过一段时间不想用了),因为我一直觉得,我做起事情来,很容易集中注意力,比如我现在写这篇文章,从晚上8点到11点,大脑可以一直高速运转而不觉得累(上高中时,我同桌做作业经常进入忘我境界,我喊他都听不见,没想到我现在也经常会这样)。

PS:我知道有人看到这里会提醒我番茄钟的好处。事实上,我打算后面要启用这个方法,不为精力,也要为了身体能更好地调整。连续坐着工作,很容易造成颈椎疾病等。

但是,“High Energy”的含义,并不是“需要集中注意力就能完成”,而是“如何让自己进入注意力高度集中,不畏惧任何琐碎、困难事情”的状态后,才能完成的动作——因为我们并不是每天随时都能进入精神高度集中的状态。

所以正确的做法,不是“计划好时间”做这个“注意力需要高度集中”的动作,而是“当感觉到我自己现在状态非常好时,选择去做这一类的事情”。

这是我以前的做法(要求自己进入这种状态去做某事)和现在的做法(抓住可遇而不可求的机会)的本质区别——这不就是GTD的“合适的情境下做合适的事情”吗,我之前一直知道在合适的地点、时间做某事,但是对最重要“精力”却没有想清楚?

因此,我设置了一个标签“High Energy-Difficult to Push”,来区分这一类的动作。

人类“拖延症”真是个很奇妙的东西,因为很多时候,拖延并不是这件事有多难,纯粹就是“我现在心情不好”、“我现在就懒得做这件事”(我没有去研究过心理学,至少对我来说是这样)。

比如,我以前拖延的事情,有一些是那种需要打电话或者约见某人的事情。因为我这个人一直“怕打扰、麻烦别人”(即便是我的下属),外加“社交恐惧症”,就很容易因为这个拖延某件事。而使用了能量标签后,我一下子就解决了不少以前拖着的工作。

那么,我怎么区分我什么时候用这个能量标签呢?

一般是在我每周回顾时,我会把以前没设置过标签的动作,找一些来作为接下来的工作(这点前面已经提到几次了),如果这个工作方案都还没有(也就是动作都还没分解)、牵涉的人多(需要我和大家讨论)、需要我集中注意力(比如学习某本书,或者看某个需要做笔记的课程)……我就会设置这个标签。

我依然保留了地点中的Office+能量的三个标签(Office Focus,Free,Agenda),主要是出于习惯,但是针对Focus的通常还会配上能量标签。

上述就是近几个月我的两点改进。

正如GTD的理念,我改进的目的不是为了“按时完成工作”,而是通过“合适的时候做合适的事情”,让自己能够更加“无压工作”。

也许你早知道了这些(或者根本就没对你造成任何困惑),没关系,希望如文章开头说的,我希望的只是带来一种思路,我是如何发现我的问题,并改进我的系统的。

文章的最后,我想说,这些并不表示我是一个效率极高、极度珍惜时间的人。

我曾经用过aTimelogger记录时间,半个月(了解了自己的大概时间分布)后就放弃了,因为我总觉得“偶尔放纵自己浪费点时间,虚度一下年华”才是我这样的普通人类该做的,我完全不会因为晚上我玩了3个小时游戏,而有负罪感。

我用OmniFocus对自己的要求就是“不忘事、尽可能更高效、尽可能多做些事”而已。目前离《搞定3》提出的“平衡工作与生活的艺术”还差得远。

所以即使你觉得“本文看起来似乎有点牛逼”,你也完全不需要有压力。

 

 

 


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