初学者使用OmniFocus的时候常踩的几个坑

李长太

李长太2019.01.06

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初学者使用OmniFocus的时候常踩的几个坑

本文作者是Ultraman,他目前正在读清华大学的研究生。本篇文章中,他分享了自己使用OmniFocus所经历的坑。  ——李长太

 

我大约是在2017年的4月份开始使用OmniFocus这个号称最强的时间管理软件,在刚开始入门的阶段没少犯过一些相当严重的错误。这些错误往往还都不是操作方面的错误,能看说明书就可以解决的那种;而是使用的思路和逻辑有问题,导致这个软件只发挥出百分之五的功效,甚至还给自己带来了不少困扰。以下我将会介绍我自己曾经遇到过的错误,并且给出针对性的解决方法。

1.项目分类错误

我最初使用GTD软件的思路很简单,就是把自己每天要做的、每周要做的、每年要做的事情都设置一个提醒。于是我的项目分类也变成了类似下面这样:

每日计划:比如刷牙洗脸每周计划:比如洗衣服每年计划:比如准备考研乍看上去这样的分类非常完美,按照时间跨度这个标准,可以把不同类型的任务区分开来。但是过了一个月左右,下面的任务让我纠结半天也不知道到底应该放到哪个分类里面:准备考研是跨度半年的事情,那么在10月底考研报名该放到哪里?为了准备考研,我需要头一周内购买足够的复习资料,这个算是每周计划还是每年计划?我计划每天做一套数学题,这个算是每日计划还是年度计划?这个时候我意识到自己的分类出现了大问题,诸如上面的任务无法用年月日这样简单粗暴的方式分类,因为人本身对时间这种抽象概念没法理解清楚。这可怎么办呢?我的解决方法是按照自己关注范围来分类。比如说准备考研的时候,我主要关注3个方面,也就是学习、生活和娱乐,那么就建立这3个文件夹。学习里面可以再按照自己的关注范围继续分类,比如分成考研数学、政治、英语、专业课一共4个项目。这样就实现了“相互重复,没有遗漏”的分类标准,因为数学和英语是肯定不会重复的!

 

有人会问:那么“考研报名”这样的事件到底应该放到哪个项目里面呢?答案很简单,把这些不好确定的事情统一放到一个名字叫“考研杂事”的项目里面,这样就可以不用纠结于这个问题了。

2.没有及时清空收件箱的习惯

在刚入门的阶段,很多人都会觉得每天都清空收件箱是不是有些烦了?而且有很多事情确实不知道到底该放到哪一个项目最合适。尤其是一些“今天晚上洗衣服”之类的杂七杂八的事情,大多数人第一眼都不知道应该怎么分类,索性就不分类算了,继续留在自己的收件箱里。结果呢?长此以往自己的收件箱就被各种各样的杂事挤满了,就像很多人的桌面那样,堆满了杂七杂八的文件,导致自己办公的时候难以找到自己需要的东西。文件的积压还会导致自己越来越不想去整理,直到乱得不能再乱的时候才去大扫除,又费力气又费神。怎么办呢?我的方法是在自己的每个文件夹底下都建立一个“杂事”项目,比如说学习-杂事,生活-杂事,娱乐-杂事等等,用来表示区分。比如说之前提到的“今天晚上洗衣服”这样的事情,就放到生活-杂事里面。听上去非常简单,简单到自己都觉得没必要了,不是吗?事实上,这些“杂事”项目还真的就如同办公室垃圾桶一样,是必不可少的标配!大家在收拾文件的时候,总是对放到垃圾桶里的文件感到轻松,因为这代表以后自己用不着管它们了。即使它们非常凌乱,也就让它们在垃圾桶这个有限空间里凌乱好了。我们把琐事丢到“杂事”里面,就如同把各种零散文件丢到垃圾桶里。只不过,app里面的待办事项是不会丢失的,如同放到电脑回收站里面的数据,只要想找回还是找得回来的。要是杂事里面堆满了太多乱七八糟的事情怎么办?直接用app自带的搜索功能就可以了。如果一件事情真的那么重要,我相信大家一定还是会记得关键词的。

3.推迟还是截止?

由于中文版翻译的不好,新手在遇到“推迟日期”这个选项的时候总觉得有些摸不着头脑——是不是这件事情本来应该在今天下班之前完成,我没能完成所以就要推迟?

 

实际上,这个推迟是相对于当下的推迟,意思就是如果这件事情我此时此刻没时间去做,那么就推迟到其他什么时候去完成。被推迟的事件在到时间之前是被隐藏起来的,省得一直出现在我们视线里面引起我们焦虑。那么什么时候应该用推迟,什么时候应该用截止呢?如果这件事情是外部强制的,比如说在考研报名截止之前进行网络报名,那么就需要使用截止;如果是自己给自己一个承诺,比如说在考研开考之前做完某某练习册(没做完也不会从根本上影响考试),那么建议用推迟。由于设置了截止日期的事件,我们是可以通过预测视图直接看到的,因此截止日期必须谨慎使用,每天最好不要超过3件;如果超过了这个数字,先想一想哪些事情是那种仅仅是自己给自己立的ddl,这种事情尽量转换成推迟+旗标。实践证明,一般还在校园里的学生,一周也就最多3个ddl;上班族一般一周也就10个左右。
经过上面的筛选,一旦一个事项被设置了截止日期,那就是我们优先集中火力搞定的对象了。想一想如果自己忙着复习考研,却在开考前两天发现自己忘记了报名没有准考证,就只能怪自己没有分清轻重缓急了。

4.总结

总之,由于每个人的使用习惯不同,每个人也会踩到各种稀奇古怪的坑。这个时候如果无法从现有的说明书或者网课找到答案的话,就不妨去“在行”约一次相关的行家吧!

 


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