余生很贵,不负今朝 ——浅谈OmniFocus与OmniPlan在实际中的结合应用

李长太

李长太2018.11.03

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余生很贵,不负今朝 ——浅谈OmniFocus与OmniPlan在实际中的结合应用

本文是来自周全的投稿,他学习OmniFocus和OmniPlan后,非常灵活的用于自己的工作生活,活学活用。在本文,他具体分享了自己的应用心得和案例,是一篇非常难得的OmniFocus和OmniPlan相结合实践的文章。

1.自我介绍

笔者名叫周全,从事建筑工程建设方面的工作,一名工程师,也是一名五岁即将上小学的小孩的父亲。

 

在本科阶专业学习阶段就上过项目管理的相关课程,当时接触过较专业的项目管理软件,由微软出品的“Microsoft project”。由于该软件具有一定专业度,需要相关的理论知识背景,在平时的日常生活当中难以被大众广泛的应用。

 

真正较为适合日常生活工作中使用的是OmniPlan和OmniFocus这两款效率软件。这两者的结合应用,能将个人管理和项目管理的理念和理论充分融入到日常生活中的方方面面。

 

2.为什么要结合OmniFocus与OmniPlan

 

OmniFocus的优势在于其能构建一套较为系统完善的个人自我的管理体系。OmniFocus的具体功能和使用方法这里就不累述了,详见李长太老师的《omni系列生产力软件课程》

 

 

OmniFocus缺点在于无法进行全局把控,在项目管理方面的深度和控制不够,例如在OmniFocus的“项目”中虽然已经有了各个动作之间的平行或顺序的关系,但是之间的逻辑关系不强,更不直观。很多人只是将它作为一款提醒工具在使用,而简单的提醒功能,很多App都可以进行替代,例如iPhone自带的提醒功能,都具备基于时间和位置的提醒功能。

 

而OmniPlan可以是一个非常好的补充。OmniPlan是一款专门的项目管理软件,界面友好,容易上手,兼具思维导图、进度计划控制以及资源分配等功能,并且可以相互转换。在实际应用中,无论在生活还是工作中,可以进行直观清晰的全局整体管理。例如,下图是笔者在工作中利用OmniPlan制作的基于资源分配的建设工程前期工作时标网络计划图(局部),结合了传统甘特图的直观性和网络计划图的逻辑清晰的特点。

 

 

 

 

 

OmniFocus与OmniPlan 的结合,可以确保在大的正确战略方向下的精准高效执行到位,确保目标的实现。但是,大的战略方向错了,再精细的执行只会错得更远。任何目标的实现,需要投入大量的精力时间资金等资源,而哪些目标是值得自己在有限的人生中用有限的资源去实现的,这成为首要问题,需要自己通过全面系统深度思考来明确。

 

如何进行全面深刻系统的思考,可以从古代文化吸取宝贵精华,参禅思悟是一种推荐的方式,具体的实现形式根据个人情况多种多样,笔者推荐可以通过瑜伽运动去实现。瑜伽是一种倡导活在当下、关注自身内在,基于自己的身体,结合冥想、呼吸和休息的运动,是一种很有效的修身养心的方法。瑜伽中的各种姿势运用古老而易于掌握的技巧,改善人们生理、心理、情感和精神方面的能力,是一种达到身体、心灵与精神和谐统一的运动方式,包括调身的体位法、调息的呼吸法、调心的冥想法等,以达至身心的合一。瑜伽中既有冥想,也用运动,于身于心,均有裨益,占用个人时间较少,对场地要求不大(出差旅游过程也适宜),高效而简易,推荐各位读者去体验尝试,并长期坚持下去。

 

核心目标一旦确定,如何确保目标的实现,这里就可以结合应用OmniPlan和OmniFocus这两款效率软件。推荐的方式是,确定目标立项之后,使用OmniPlan进行项目分析和计划,找到实现目标的步骤和环节,理清各个环节之间的逻辑关系和先后顺序,找到实现目标最优的关键路径,通过OmniFocus和OmniPlan的同步结合应用,进行项目的执行和控制,跟进检查纠偏,循环往复,直到最终实现目标。以下将结合实际案例阐述。

 

3.OmniFocus与OmniPlan结合的实际生活中的应用案例

 

基于上述理念,笔者在实际生活的应用中,就是在确定了心中的具体核心目标后,结合使用OmniFocus 与OmniPlan这两款软件,确保核心目标的正确高效精准实现。

 

例如,笔者生活在二三线省会城市,2017年年中的时候,笔者在思考家庭规划的时候,结合自身情况,开始一系列问题的深度系统长远思考:笔者的小孩将在2019年9月开始读小学,离小孩读小学还有2年的时间,是就近让小孩读一所普通小学,还是竭尽全力让小孩去读一所汇集全省最优质的教育资源、可为小孩以后通往优秀初中高中、甚至顶级高校奠定扎实基础的名校小学?如果选择的是后者,是否要选择购买昂贵的学区房这一最稳妥确保入学的办法?如果确定要购买学区房,购买哪里的学区房?为满足入学资格,还需满足房户一致的要求,是否要考虑把户口从一线城市迁回的问题?进而会牵涉到一系列购房资格、户口迁移、社保年限、寻找房源、商业贷款、公积金政、物业交割等前后环环相扣或可同步进行的繁多复杂的事项。通过持续的全面系统深入思考以及收集收集研究相关政策,梳理各个分目标和事项之间的逻辑关系,确定目标立项,笔者利用OmniPlan软件进行项目分析和管理,在确保核心目标稳妥实现的前提下,确定了最优和机动的关键路线。此时发现,从2017年年中开始筹备到稳妥实现目标,至少需要一年半的时间,期间还不包括可能出现差错的时间,时间上已经较为紧迫,具有一定的风险性。幸亏笔者提前筹备,未雨绸缪,避免了日后的诸多被动和不确定性。

 

在推进过程中,笔者将做好的OmniPlan项目进度计划,通过导出功能,把执行事项同步到日历中,而日历中的事项又会自动同步到手机端的OmniFocus的APP上,利用OmniFocus的情景功能(上下文、标签)、透视功能以及位置提醒、siri语音输入提醒等优秀体验功能,优化安排时间,高效执行,确保了项目步步为营地向既定目标推进。

 

 

经过目前一年多的持续努力,通过OmniPlan在整体方向上的项目管理把控以及与之同步的OmniFocus的高效执行,各个重要的里程碑目标已经在预期时间内顺利全部完成,小孩入学的各项条件已经达到,只等明年适龄报名入学,项目结束。更重要的是,笔者选定的学区位内汇集同一教育集团的小学初中高中名校,小孩以后升学具有一定的优势,为小孩未来的教育成长之旅提供了一定的保障,为人父母的心中大事有了着落。与之对比的是,当时与笔者同时寻找房源的其他小孩家长,有一部分的小孩只有半年就要入学,这不光让他们在后面购房谈判和手续办理过程中处于被动处境,还让小孩在正常时间入学面临极大风险。

 

还有一个例子是笔者的表弟,当时表弟准备结婚,虽然早已了解当地政府新颁布的楼市政策会使他们在领取结婚证后丧失购房资格,新婚后没有新房居住,但由于之前没有长远系统思考和规划,婚讯已发布和婚礼酒店也已预定,女方家庭也要求婚礼前领证,最后两人领取结婚证,丧失购房资格,婚后租房居住,为小两口新婚生活带来一些矛盾和阴影……

4.结尾

 

限于篇幅,许多OmniFocus和OmniPlan软件的使用方法和技巧,在李长太老师的课程中有十分详细的介绍,笔者在这里就不展开累述了,欢迎大家去学习《omni系列生产力软件课程》。李老师的课程中也有很多好的理念给予我很好的启发,同时也感谢李老师给予大家这样一个可以交流的平台。

 

笔者结合自身的经历,给出了抛砖引玉的案例。大家可以发现,应用起来并不是很难,只要系统学习,长期积累,坚持使用,大家都可以熟练掌握。未来笔者将探索和实践OmniFocus和OmniPlan结合在团队协同作业中的应用,这无论在事业项目团队中还是家庭成员之中,对确保团队共同目标的达成,都有广泛而实际的应用价值。有问题或感兴趣的朋友,欢迎交流,我十分期待。(我的微信是:18674886550)。

 

最后送几句话给大家作为结尾,相互共勉:

 

放空冥思,问寻内心,立足长远,专注当下,克己自律,高效执行,顺势而为,有所不为,从容生活。

余生很贵,不负今朝!

 

周全

2018年11月3日

 

 

 

想学习OmniFocus和OmniPlan的朋友,可通过以下链接访问。

《时间管理神器-OmniFocus for Mac视频教程》

《项目管理神器-OmniPlan for Mac视频教程》

 

 

 


点击下方图片进入视频教程

 


 

 

感谢你的阅读,本文出自知常学社,转载时请注明出处,谢谢合作。
格式为:知常学社(http://www.zhichangxueshe.com/2237/

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