分享一套更简单的时间管理系统

李长太

李长太2022.07.18

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分享一套更简单的时间管理系统

在实践各种时间管理理论、方法、工具十年后,我构建一个更加高效、简洁的时间管理系统。

这个系统中,流程和工具紧密集合,既可以提高思考深度、广度,又可以提高效率。

01收集

收集头脑中的想法和待办事务。

具体收集的工具,可以包括电子化的和实体的。电子化的收集工具,比如OmniFocus、滴答清单、Todoist等。实体化的收集工具,可以分别在办公室和家里放置一个文件筐,用于存放待处理的文件、票据。如果经常出差,可以携带一个文件夹,存放要处理的资料、票据等。

 

02思考

根据蔡氏效应和E·J·马西坎波的研究,仅仅收集想法,是无法真正减压的,要么完成,要么制定一个有效的计划。

 

接下来就要进行深入的思考。这里说的思考,包括了清理、加工、宏观规划,这些都是要进行深入细致思考的。

 

清理,侧重于对收件箱内容的清理,要么删除、保存,要么执行,要么分类。而分类过程中,可以直接对应时间管理工具的建立项目、存入清单、存入日程表,清晰简单。

 

加工,需要单独安排时间。核心是去思考如何分解项目,然后思考哪些工作需要近期去做,需要近期去做的可以设置截止时间,或者设置旗标,分别代表DDL(Deadline)事件和ASAP(As soon as possible)事件。

 

宏观规划,我建议是睡觉前安排5-10分钟,对第二天进行规划。这个规划过程,使用Day One,不仅支持模板功能快速复用,还支持Markdown语法,可以让我们专心思考,避免跳出心流状态。

 

宏观规划过程,要思考自己设定的人生目标、年目标,也要思考自己的人生宪法、行为准则等,依据一定的流程制定第二天的计划。制定的计划,基于时间组块理念,可以平衡各个领域,避免单项内容过度蔓延占用所有时间。

 

03行动

前面做好了宏观规划,执行时,头脑就非常清晰了。

 

在执行过程中,采用组块化的时间安排,而不是陷入单个细节,要做到既见树木又见森林。

 

执行过程,完全可以做到在一个小单位时间内,比如一个番茄钟(25分钟左右)时间内进行微复盘,获得进步。

 

这个系统中,我给出了不同场景下具体执行的建议,包括不同环节的最优处理时间、最优处理工具。我也提供了很多模板,比如每日计划的流程步骤、清单软件文件夹分类、标签分类等等,可以让大家快速学习、模仿,然后基于自己的工作、生活场景优化。

 

这里是我展示的一部分内容,给大家一些参考。

 


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