为什么设置截止时间的任务做不完?

李长太

李长太2020.05.09

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为什么设置截止时间的任务做不完?

不知道你有没有遇到过这样的问题:为一些任务设置了截止时间,希望自己能够按时完成任务,但经常发现,一天结束后,很多当天截止的任务没有完成,于是把这些任务的截止时间设置为第二天,等到第二天,再改为第三天…… 仿佛陷入了循环魔咒,无法解脱,怎么办?

如果你遇到过这样的情况,相信以下的内容会对你有帮助。这篇文章不关心你使用哪款时间管理软件,会从管理方法上帮你解决问题。

01任务的分类

首先,我把要做的任务分成了四类,分别是:01.日程表的02.有截止时间的03.要尽快完成的04.不着急的

01.日程表的

这里首先要说一下常犯错误,那就是很多人想把自己在那天想做的任务,写到日程表,这很可能是错误的。

放入日程表的事情,应该有严格的限定:A.有起始和终结时间B.是无法提前做的C.通常是多人参与

我们举几个比较典型,适合放入日程表的例子:A.你收到了领导的邮件,要求你参加第二天上午10:00-12:00的内部会议B.你定了电影票,约了朋友明天晚上19:00-21:00看一场电影C.你买了机票,在后天下午14:00,要从北京飞往上海

放入日程表的事情,有明确的开始时间以及时间长度,如果不按时参与,或者不完整参与,都可以确定会给自己带来损失。

02.有截止时间的

这种事情在我们生活中是也很普遍的,比如:A.每周五的17:00前,要提交一周的工作总结B.每个月1号17:00前,要存好房贷C.在考试报名日期前,报名参加考试D.在周四下班前,提交给客户合作方案

我们习惯为这样的任务设置一个截止时间。

这类任务有几个特点:

  • 涉及合约或者命令
  • 不按时完成有惩罚
  • 惩罚可能非常严重

在欧美,通常把这类任务的截止日期叫做Deadline,简称DL(中国留学生习惯简称DDL)。

这类任务中,一部分是截止时间前做完就好了,并不难,比如提前存好房贷,截止日期前报名参加考试,关键是别忘了,别错过。

但另一部分会有难度,比如,某个时间点前交给客户合作方案,写一周的工作总结。

如果进行一下对比,“日程表里的任务”会简单一些,会议我们按时去参加就好了,毕竟参与会议的人比较多,也不会很累。去看电影,本来就是休闲,别迟到了就好。去飞机场只要按时,按流程安检登机就好了。

所以,“有截止时间的任务”通常是任务管理的难点之一,那就是因为有一些难度大,错过后果又很严重。至于如何降低“难度”,我们在后面会讲解。

03.想尽快做的

这类任务,其实很容易被我们错误的管理。

比如:A.发现牙膏快没了,想尽快买牙膏B.三周后出差,想提前订机票,会便宜些C.有个客户好久没联系了,希望尽快和他联系一下

这些事情的特点是:

  • 不好确定一个明确的截止时间
  • 对当前或未来很重要,要尽快做

在欧美,喜欢把这类事情叫As soon as possible,也就是尽快完成,缩写为ASAP。

我们经常会这样:买牙膏这个事情,就写今天截止吧订机票的事情,就写明天截止吧联系客户的事情,截止日期也写到明天吧

我们这样写的目的是,让自己尽快做这件任务,毕竟截止日期清单内的任务,通常会获得我们更多的关注。

于是,这就造成了一个问题:

真正的“有截止时间的任务”(DL任务)和“想尽快完成的事情”(ASAP任务)混在一个清单里,当我们正忙起来,可能做了一些ASAP任务,但DL任务没有做完。

04.不着急的

如果你有清空大脑及收集的习惯,这类任务其实可能最多。

这类任务的特点是:

  • 以后想做,但是不着急
  • 近期不做没什么影响

比如:家里的台灯虽然没坏,但有些老旧了,想有空的时候换一个新的,不急,朋友推荐了一本书,但我目前还不是很感兴趣,以后有空再看朋友推进了一家饭店,很不错,以后有空去尝尝

这些事情打算做,当然将来未必做,但我先记下来,以后再仔细琢磨,确定有必要做以后再做,目前不需要设定日期。

02五个技巧

这四类事情,最容易出问题的是DL任务,那如何避免DL任务无法按时完成呢,这里我分享五个技巧:

01.减少日程表时间

如果你的日程表排列过满,可自由安排的时间很少,也就没多少时间去处理DL任务。

所以,首先要有意识的减少以及控制日程表的安排,不必要的会议就不参加,如果一定参加尽可能在预期时间内完成。

我以前经常遇到公司内部会议“拖堂”的情况,会议通知里明确说13:00-14:00的会,可能拖到16:00。

我当时的解决办法是,首先分析一个这个会议的必要性和重要性,如果不是很重要,我会用另一个会议的开始来强制结束第一个会议。比如,我会提前和自己的下属安排一个会议,可能放在14:10。而且,我会告诉我的下属,如果我14:10没到,那你要给我打个电话催我一下

所以,当我接到电话后,会和参加第一个会议的同事说一下,不好意思,我还有个会议要参加,于是就离开第一个会议参加第二个会议。

如果你还有不少DL任务马上到期了,看电影那些占用较多时间的娱乐活动也取消,多给DL任务留一些时间吧。

02.区分DL任务和ASAP任务

由于我们会习惯上把DL任务和ASAP任务都设置截止日期,执行的时候很可能会忽略最重要的DL任务,所以我建议要做详细的区分。

比较简单的办法是,在这个动作后面增加一个后缀,比如:

提交周总结-DL买牙膏-ASAP提交客户方案-DL订机票-ASAP

那这样,我们就会知道,优先去做后缀为DL(Deadline)的事情。

03.不要有在3天内的DL任务

在项目管理中,有个概念叫项目缓冲,含义是不要把项目最后一天定为工作截止日,而是要提前一段,作为项目整体交付的缓冲,避免一些突发情况和意外。

那在个人的时间管理中,我建议你培养DL缓冲的习惯,比如,对所有DL任务设置3天的缓冲时间。

换一种表述方式就是:自己的时间管理系统中,不要存在3天内的DL任务。

比如,今天是5月7日,那你应该早就把截止日期是5月8日,5月9日,5月10的事情做完了。

你可能认为这很难,这让我想起了我曾经的一位下属,他是做网页设计工作的。他的习惯就是每次都刚好贴着Deadline交工作,就算提前也不会超过10分钟。由于每次都是卡着DL,一些任务完成的就很仓促,质量不好。

我尝试过和他沟通,让他自己主动把工作早点完成,不要等到最后一刻,但都没有效果。

后来,我对他调整了管理方式,那就是先明确一个任务的真实DL,比如是5月20日完成一个页面的设计,5月21日程序员用页面进行开发。但是我告诉他的DL是5月18日,这样他贴着他的DL提交工作的时候,其实就预留了2天时间进行缓冲。

后来,在选拔经理的时候,我首先排除了他。因为如果一个人做自己的工作都无法提前完成,那么怎么信任他去管理更多的人呢?

我建议大家,给自己所有DL任务设置3天以上的缓冲,完成3天内DL任务后,再去完成ASAP任务。

都完成的不错,再花时间去看电影吧!

04.思考ASAP任务投资回报率

ASAP任务,没有在设置的截止日期当天完成,通常不会带来什么严重后果。但是大量的ASAP任务会干扰我们看到DL任务,也会给我们施加压力。所以每天截止的ASAP任务,也要注意控制数量。

如果你看到自己为多个ASAP任务设置了近几天的截止时间,那就要做一些思考,在这些ASAP任务中进行比较,看哪些是真正有价值的,哪些是没价值的,大胆的进行取舍。有一些ASAP任务,其实是自己一时兴起,过后会发现没太多价值。

如果你之前积累了较多的ASAP需要尽快完成,那不妨集中一两天时间,辛苦一下,都做完。以后尽可能合理的去设置ASAP的截止时间。

05.详细拆解DL任务

很多人,对于设置截止时间的DL任务,经常拖延,拖到最后无法再拖才勉强完成,或者根本没有完成。

说到原因,很可能面对一个大任务摸不着头绪,或者没有大块时间,一直拖延。

那我建议你花一些时间对于DL类任务进行拆解:

比如,今天是5月7日,要在5月17日前提交给客户一个方案。

没有经验的人会这样设置:01.提交客户方案 5月17日

但有经验的人会这样:01.建立一个文件夹存放方案-DL 5月8日02.建立客户方案的空白PPT-DL 5月8日03.写第一页内容-DL 5月9日04.写第二页内容-DL 5月9日………**.正式提交客户方案 5月14日

也就是对DL任务进行耐心的拆解,甚至可以拆解到十分微小、类似于“建立一个存放方案的文件夹”这样的动作。

很多工作其实并不是我们不会做,而是内心恐惧,也缺少启动和预热。

当我们建立了存放方案的文件夹,建立了空白PPT,写了第一页内容(封面),写了第二页内容(公司介绍的模版),之后很可能我们就会顺势写下去,想停都停不下来。

所以,对于DL任务,最重要的是拆解为多个微小的、没有理由不执行的小任务。这样可以帮我们减少心理压力,帮我们通过执行微小动作来进入状态,不知不觉就克服了恐惧及拖延问题。

好,这篇文章就写到这里了,希望对你有帮助!

如果你有什么避免截止日期任务无法按时完成的技巧,欢迎你留言分享。

 

 

 


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