碎片时间管理与利用

李长太

李长太2015.02.28

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碎片时间管理与利用

1. 时间与碎片时间

时间本就是连续的,何来的碎片时间呢?碎片时间是人在使用时间过程中人为的划分为的细小、零碎时间。

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时间:物质存在的可用钟表来量度的属性。某一过程的发生、发展、终止,既反映了过程的持续性也反映了顺序性。过程的持续性表现为时间间隔,顺序性表现为日期和时刻。

碎片时间:所谓的碎片时间,即指日常工作、学习之余闲散的,零碎的时间,这些时间不是很长,如等车、排队、等人等情况所用的时间,这些时间不适宜做比较有深度的事情,一般用来手机阅读,玩游戏等。

来源在线《新华词典》

我们这里所说的碎片时间,其相对概念就是整块时间,碎片时间是那些容易忽略的时间,那些不注意使用就会轻易流失的时间。不论怎么理解,怎么划分,“碎片时间”这个词让我们对那些容易被忽略的时间有了标记和识别,而正确的管理“碎片时间”可以帮助我们更有效率的管理时间

2.整块时间

整块时间我们可以理解为相对较长而又完整的一段时间,比如我们参加一次90分钟的考试,去电影院看一场120分钟的一场电影,去篮球场打一小时篮球等等,这些都是整块时间。

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我们发现,大部分整块时间都有一些共性:

单一环境,通常不会切换多个物理空间。

环境较为封闭,受外界干扰较少。

如果环境内有多人,大家做类似的事情

这其实是大部分的整块时间特性,而另外一些人可以让自己在各种环境中都获得整块时间。

 

管理者越是想做重大的贡献,越是需要有更长的“整块时间”。《卓有成效的管理者》 德鲁克

 

如果你学会集中注意力,就会掌控自己的精神能量,进一步投入各种思考活动中(《生命的心流》)

3.心流

美国前桂冠诗人斯特兰德(Mark Strand)对心流的概念有这样一段描述:

当你沉浸在工作中,你便失去时间感,完全出神,全副精神都关注在所做的事情上……当你将某件事情做的十分出色时,你会有一种难以言喻的感觉。

心理学家米哈里·希斯赞特米哈伊(Mihaly Csikszentmihalyi)将心流 (flow) 定义为一种将个人精神力完全投注在某种活动上的感觉;心流产生时同时会有高度的兴奋及充实感。米哈里齐克森认为,使心流发生的活动有以下特征:

①我们倾向去从事的活动。

②我们会专注一致的活动。

③有清楚目标的活动。

④有立即回馈的活动。

⑤我们对这项活动有主控感。

⑥在从事活动时我们的忧虑感消失。

⑦主观的时间感改变–例如可以从事很长 的时间而不感觉时间的消逝。

⑧不断优化的障碍,我们对于所从事的活动是力所能及的,且具有一定挑战的,我们可以通过不断地练习来增加完成障碍的能力。

整块时间容易获得心流,在心流状态下也容易让专注时间变长,想深入学习这方面知识可以阅读米哈里·希斯赞特米哈伊所写的《生命的心流》。

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4.人与环境的关系

我们都需要在环境中生存并依赖环境,会受环境影响同时也会影响着环境,但和环境的相互影响程度不同。简单来说,我们和环境的互动有三种关系,这也正是一个人的成长过程:

心随境转:外界变化,我们内心受到牵引、影响,我们的行为也受到影响。通常这个时候自己能力、心智不足,外界的困难、别人的态度都会影响自己的心情和行为。

对境无心:外境变化,内心不会受到波动、起伏,该做什么还做什么。随着自己能力提高、心智成熟、阅历增长,别人的观点已经不会再影响自己,外界环境的波动也不会改变自己的目标和志向,知道自己从何处来,向何处去。

心能转境:内心可以不受外界影响,顺应并利用环境,内心的想法和自己的行动可以带来环境的改变。有能力、有阅历,坚定自己的目标和志向后,又具有智慧,可处无为之事,行不言之教。一言一行都是别人的榜样,他人和环境逐渐也发生着变化。

每个人所处的阶段不同、环境不同,拥有整块时间的能力也不同!

当我们处在第一个阶段,由于对外界环境敏感度高,经常受到影响,所以并不容易获得大块时间,不容易长时间集中精力做一件事情。这样也影响了我们在某一个领域深入学习、钻研所提高的精力投入,个人的成长会受到影响。在这个阶段,一方面需要投入时间学习增长见识,读万卷书、行万里路、阅人无数,另外一方面也需要锻炼自己的专注力。能做到以上,人生就可以开始转弯,逐渐可以做到对境无心。

当然,如果我们容易受到环境影响,就要留意选择对自己成长有利的环境,选择对自己成长有帮助的人,通过环境来帮助自己获得大块时间,甚至达到心流状态。比如自己在家里学习英语定力不够,看几分钟书就坐立不安、想看电视、想吃点东西,那可以考虑去报名参加一个英语学习班,或者干脆报名参加一个提供住宿的英语学习班,身边的同学都在学英语,日程安排也是英语学习,那么自己便可以逐渐提高。

在第二个阶段,已经可以专心做事,已经可以在专注的领域上有所收获。

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知止而后有定,定而后能静,静而后能安,安而后能虑,虑而后能得——《大学》

释:知道应该达到的境界才能够使自己志向坚定;志向坚定才能够镇静不躁;镇静不躁才能够心安理得;心安理得才能够思虑周祥;思虑周祥才能够有所收获。

在第二个阶段之后,不仅有能力、有智慧专心做事,如果在此阶段再进一步,用心做人,为他人思考、为他人服务,便能影响他人,影响环境,心能转境。

以圣人处无为之事,行不言之教.万物作焉而不为始,生而不有,为而不持,功成而弗居.夫唯弗居,是以不去——《道德经》

释:圣人以“无为”的方式行事,用“不言”的方法教导别人,万物兴起时,不勉强阻止,也不强占天下创造的成果。有所倡导时,不依恃自己的才能,事业成功了,也不把功劳揽在自己的身上。正因为他不居功,他的功劳才不可磨灭。

5.记录自己的时间

如果你还不知道自己一天有多少整块时间,有多少碎片时间,不妨在一段时间内进行记录,了解自己。

知人者智 自知者明——《道德经》

德鲁克在《卓有成效的管理者》书中关于“时间管理”曾经提到过“时间记录法”,书中这样写道:

 许多卓有成效的管理者都保持这样的一份时间记录,每月定期拿出来检讨。至少,有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段,每天记录,一年内记录两三个时段。有了时间耗用的记录样本,他们便能自行检讨了。半年之后,他们都会发现自己的时间耗用很乱,浪费在种种无谓的小事上。经过练习,他们在时间的利用上必有进步。但是管理时间必须持之以恒,才能避免再回到浪费的状态上去。

如果你还没有记录过自己的时间,那么很可能你还不知道自己使用时间的状况有多糟糕。而记录时间的使用状况有多重方法和工具。

谈到记录时间,推荐大家学习一下柳比歇夫的时间记录管理法。

柳比歇夫时间管理法是苏联昆虫学家柳比歇夫56年如一日对个人时间进行定量管理而得名的。这种方法建立在数学统计的基础之上,重点是对消耗时间的记录进行分析,使人们能正确认识自己的时间利用状况,并养成管理自己时间的习惯。

简单地说,柳比歇夫时间管理法就是要记录时间、分析时间、消除时间浪费、重新安排自己的时间。是个人时间定量管理的方法。

感兴趣的朋友可以阅读《奇特的一生》这本书,这本书对柳比歇夫的时间记录管理方法进行了详细的介绍。大家也可以阅读这篇文章《柳比歇夫的时间事件记录法介绍

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至于具体的记录方法,我了解的有以下四类:

①手工记录

找一个本子和笔,记录自己做某件事情的起止时间。如:

8:00-8:35分     上新闻网站看新闻

8:35-8:40分      去洗手间

8:40-8:45分      收拾桌面

8:45-9:12分       回复电子邮件

9:12-9:14分        接了一个电话

9:15-9:18分        泡茶、喝水

……

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注:图片来自《柳比歇夫的时间事件记录法介绍

这种记录的方法,需要有意识记录自己做每一件事情的起始结束时间。好处是简单易操作,但也有问题就是容易忘记记录一件事情的结束与另外一件事情的开始。

但为了更好的了解自己,不妨经过几次尝试和训练,对自己一天的生活进行一次完整的记录。记录之后,在对自己一天使用时间的情况进行分析。

②手机APP-atimelogger

通过纸质记录书写的方式,对于多日数据便不利于整理分析。如果你想长期统计自己时间使用情况,可以了解一下atimelogger。

使用这个软件的好处是:

1:记录速度更快

2:可以对自己做的事情进行设置,比如看书、打电话等常做的事情类型,以后只需要选择这件事,然后点击记录开始结束时间就可以,系统会自动计算所耗时长。并可以对在某一个时间维度内(比如一周)进行统计分析,让你自己从全局上更好的分配时间。

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③电脑软件  Manictime

自己有意识手工记录时间的方法,详细但记录起来有一定难度,而且经常容易遗忘。在windows操作系统中,可以使用Manictime自动记录你在电脑前的操作各个软件的时间。

下面这张图片是我当时一下午记录的截图:

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1:左下角自动记录了你在电脑前的所有软件切换的操作,相当于前面提到的用纸质的方法记录自己做一件事情的开始结束时间。当然,自己在切换各个软件时经常是无意识的,依靠纸质记录非常困难。

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2:右下角的区域对各个软件进行了颜色上的标注,而且汇总了使用该软件的所有时间。你可以了解自己真正有效的工作时间多少,闲聊和浪费的时间有多少。

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3:Computer Usage这一行:绿色代表在使用计算机过程中,红色代表这个过程没有操作计算机。
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4:Applications中,每一个颜色代表一种软件,比如绿色代表360安全浏览器,黄色代表Outlook等等。(右下角区域)

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看到这一行发现很少有一种软件的颜色保持很长时间,代表着我当时在各种软件中切换。而且我发现我真正办公的软件只有word、onenote、outlook,而这几个软件的操作经常中断,说明我得专注力并不好。

5:当然你也可以根据自己的习惯对一些软件打上标签,比如“word、outlook”归为“办公标签”,这样可以根据你的标签来进行统计。(我当时未设置标签,系统自己进行了判断)

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使用Mac的朋友可以下载“ManicTime Alternative for Mac OS X”。

④摄像

如果你想更详细了解自己一天的行为、状态,可以试试使用摄像的方式。当然,会受到环境,位置的一些影响。摄像的方式可以和其他方式结合起来使用。

6.自己不要切碎时间

当我们记录了自己的时间以后会发现,碎片时间比自己想象的多很多。这很正常,大多数人即使工作多年,依然很难获得多次完整的大块时间做同一件事情。不只是你,几乎所有人都会遇到同样的问题,因为我们的念头经常会漂浮不定。

所以对于碎片时间,我们不是立即去利用而是考虑如何减少碎片时间,增加整块时间。

古德常说:“不怕念起,就怕觉迟。” 每个人都会不断有杂念产生,就怕我们不去观察这个念头(觉)。

只要你开始不断记录自己的时间情况,了解自己一天产生了多少不必要的碎片,相信你自己就有办法去解决了。

7.防止别人切碎你的时间

很多时候,自己虽然安定,但外部环境一些事物会切碎你得时间。工作期间,我们正在做一件事情的时候,经常受到很多干扰:

①别人来到你工位

②接到电话

③收到电子邮件或QQ等消息

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以上的情况都会打断你正在进行的工作,以上事情发生时我们如果有一个处理机制,就会坦然面对。我们可以尝试以以下流程处理:

①判断这个事情是否同时满足“重要”&“紧急”两个要素。

②如果满足以“重要”并“紧急”的条件,记录一下手头正在做的事情,去处理这件出发的事情。

③如果不满足“重要”并“紧急”的条件,和对方说我手头正在忙一些事情,你说的事情我已经记录下来了,我在某个时间找你(或者某个时间之前找你)。把刚才的承诺记录到自己经常看的系统中。到这个时间之前可以提前准备一下沟通的内容,然后找对方进行沟通。

那如何判断“重要”和“紧急”呢?我个人有以下习惯,供大家参考:

直线领导(或者长辈)找你沟通的事情,而且你能从对方情绪上感觉这件事情迫切,或者这件事情本身就必须尽快去做,

②其他同事或下属找你沟通的,经过你得分析,这件事情非常紧急如果现在不做就会很大损失,或者做了有非常大的益处,错过当前的时间便失去了机会

在这种情况以外的,我都会记录下来,告诉对方我记住了,我会安排时间找你沟通或者做这件事情。

如果我们不懂得避免时间被切碎,那么一天下来就难以聚焦、难以产生具有创造力的工作成果,你的职业就难以卓有成效。

事勿忙 忙多错 ——《弟子规》

8.不要轻易去切碎别人的时间

如果你是一位管理者,不仅要合理规划自己的时间,也要合理规划部下的时间,不要轻易切碎你部下的时间。懂得尊重别人的时间,同时卓有成效会让你在职场上获得尊敬。

在和同级或领导沟通的时候,除非这个事情特别紧急,最好也做到提前准备好沟通的材料,提前预约以便对方也能有所准备,提前规划时间,达成更好的效果。

9.利用难以避免的碎片时间

如果你做到了以上,一方面减少自己切碎时间,也避免了被一些不必要的事情和人切碎时间,也懂得了不轻易切碎别人的时间,那么我们再考虑如何去利用那些难以避免的碎片时间吧。

常见的碎片时间通常发生在以下环节:

①起床洗漱、早饭期间

②上班路上

③午饭时间

④下班路上

⑤等电梯、无聊会议、银行排队、理发等

对于碎片时间的使用,我分为三类:

①休息,养精蓄锐:比如闭目养神、数自己的呼吸,让自己思绪平静;二十分钟的午睡。

②学习办公:看电子书(多看阅读)、听有声录音(喜马拉雅听)等。

③锻炼身体:很多运动是可以原地进行的,运动并不是一定需要操场或者健身房

④沟通:打电话、回复微信或QQ消息、回复邮件等

了解了有哪些碎片时间,也了解了碎片时间可以做什么,剩下的就是你的临阵发挥了。在下班路上,你可以尽可能休息也可以看电子书,也可以锻炼身体(后面会讲解一些原地的有效运动方法),但肯定不要无意识的浪费或闲耗掉。

10.举例

10.1    起床6:00-7:00

早上6点起床后就打开手机中的《道德经》录音,利用早起后的碎片时间边听边洗漱、准备早饭、吃饭。

10.2    上班路上 7:00-8:00

7点出门前,我戴上蓝牙耳机,把手机和蓝牙连接上,开始使用上班路上的碎片时间,把碎片时间转为学习的整块时间。路上用蓝牙耳机继续听录音,如果是在地铁或公交上有座、不拥挤,看会电子书,回复一些简单的邮件。而中间,虽然精神不错,我依然会闭目养神休息几分钟。

到这个时候,我已经学习工作两个小时。

10.3  上午工作8:00-12:00

8点到公司以后,到公司的同事还没到,非常安静。开始用番茄时间(25分钟一个时间段)工作(整块时间),工作一个番茄钟休息5分钟。休息时间对于我来说也是碎片时间,第一个休息时间(碎片时间)泡了杯柠檬水,第二个休息时间(碎片时间)去了趟卫生间,回来在工位附近做了二十个蹲起活动身体,伸伸懒腰,吃了一点点干果。

这一个小时,非常的安静,没有其他人打扰,而且我的精力非常好,让我处理了两个有难度的工作。

9点钟,我开始了第三个番茄钟(整块时间)。9:05的时候,陈经理找我来沟通一点事情,我问她是关于什么事情,她说是关于一周以后的一个客户拜访安排,要沟通一下细节。我想了一下这个事情不是迫在眉睫,同时细节在一分钟无法沟通好,于是我说你稍等一下,我看了看近两天的安排,说:“我提前也准备一下自己的想法,然后我们明天上午9点到9点半沟通这个事情怎么样。” 陈经理说“好的,那明天沟通”。于是我继续手头的工作。(避免整块时间被切为碎片时间

9点25分,完成了到公司以后的第三个番茄钟(整块时间),我感觉有些疲劳。

于是接下来,我用半个小时边整理桌面、抽屉,边和同事做简单的沟通。(主动把时间切碎,让自己身心放松)

10:00参加一个会议,这个会议不是我主持,我预计会议时间较长而且中间可能没有休息,提前去了洗手间,泡了一杯普洱茶带到会议室。会议进行到了12:00!(整块时间

10.4 午休 12:00-13:00

12点,我带上蓝牙耳机,边听有声书边到公司附近吃饭,从出发到排队取餐,到吃饭,到回公司。一共用了40分钟,我丝毫没有浪费时间,一直通过听得方式学习。12点40回到公司,闭目养神休息了20分钟。(利用碎片时间

10.5 下午

13:00-14:00

上午的工作、学习比较饱和,而午饭刚过自己的状态不是非常好。于是自己用了两个番茄钟的时间浏览一些不太重要的资料,整理一些文档。(低能耗的整块时间

14:00-16:00

这个时间段,会等待同事来切碎我的时间。间隙,就处理一些零散的时间,这个时间段,我不会对自己具体完成什么有过高的要求。(主动把时间切碎,降低自己的压力,调节)

16:00-16:30

我会到楼梯、走廊人不多的区域,健身十几分钟,放松一下。(整块时间

16:30-17:30

对一些今天工作事情进行收尾,做明天计划。减速,放慢自己思绪。如果有其他同事来找我沟通工作,要么简要沟通,要么安排后续时间。(整块时间

10.6下班路上  17:30-18:30

不是很想听录音看电子书,路上看看风景、观察自己的呼吸,或闭幕眼神。

10.7在家  18:30-22:20

陪伴家人的时间通常不会做工作上的时间,也不会使用电脑。但如果是一家人坐在电视前看电视,我可能会打开电脑,边写写博客边陪家人看电视聊天。(这个时间段就不再考虑是碎片还是整块了

 

如果你有好的碎片时间管理方法,欢迎留言分享!

 

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“碎片时间管理与利用”的9个回复

  1. hujh说道:

    很不错,希望能看到更敏捷的管理实践

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