你有制定日计划的套路吗?

李长太

李长太2022.05.28

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你有制定日计划的套路吗?
在前两天训练营的课堂上,我问大家有没有形成自己制定日计划套路(流程),有
固定套路的人很少。如果没有固定的套路,随着自己心情、状态起起伏伏来做日计划,是很难保持平稳状态的。
 
今天先给大家分享一下我的“制定日计划套路”。我一般习惯于睡前写第二天的日计划,这个时候精力是比较低的,但是通过“日计划制定套路”的帮助,也能制定一个清晰、全面的日计划。
 
日计划制定套路
☐ 更新日程 
☐ 查看日程 
☐ 两周截止 
☐ 看年目标 
☐ 写日计划
☐ 包含多用:一时多用&一果多用
☐ 检查强度:50%以内原则
 
 

1.更新日程

 
我们白天可能和别人做了一些约定,比如第二天10点开一个视频会议,中午一起吃午饭等等。但是当时并来得及更新到日程表里,我们需要把这些安排更新到日程表里,避免第二天遗忘。 
 

2.查看日程

 
更新完日程表,也要大体浏览一下近几天的日程安排,做到心中有数,心里不慌。然后,主要看看第二天日程安排,如果第二天日程表没什么事,说明第二天可以考虑自主安排的时间多一些。如果第二天日程表事情比较多,先执行日程表里的事,就不要给自己安排太多别的事情。 
 

3.两周截止

 
检查了近几天的日程,也需要关注一下近两周截止的事情。比如,发现3天后有一个非常重要的报告要交,这个报告需要至少3个工作日来准备。那么就要做一些针对性的调整了,比如定一个早起闹钟,第二天早起写这个报告,和家人沟通退掉第二天晚上的电影票等。检查2周内截止的事务,可以让我们避免截止时间近在眼前的时候才去做。
  

4.看年目标

 
检查完了近期日程,也了解了近期哪些事情要截止了,对第二天的时间自由度就有了一个大体的感觉,如果第二天可自由安排的时间比较多,可以看看自己的年度目标,安排一些到第二天去执行。如果第二天可自由安排的时间比较少,就专注于做好眼前的事。
 

5.写日计划

 
完成了以上几步,就可以制定具体的日计划了。制定日计划时候,日程表内的事情是一定要做的,其他时间是有一定自由度的。比如,第二天有一上午的会,那就安心参加上午的会议。下午可以做一些具体的安排和计划,一般来说,我只安排可支配时间的50%,其他时间预留出来,应对一些突发事件和临时想做的事。
具体安排的时候,我会结合番茄工作法,我将每30分钟设定为一个番茄时间。
比如,从13:00-17:00是4个小时,是8个番茄时间的长度,但我只会安排3-4个番茄时间,每个番茄时间处理一个整块的内容事情。
 
下午(4小时):
a.写A项目方案  30分钟
b.写A项目方案  30分钟
c.整理C项目资料  30分钟
d.检查及回复邮件  30分钟
 
晚上(2小时):
看书(年度目标) 30分钟
 
这些就是一个比较清晰简单的日计划,我安排了一些当前最应该做的事情,但是也并没有把时间排满,尽可能安排在50%以内。如果你的工作环境经常受到同事打扰,也有很多突发事件,那么可以考虑将50%降低到30%。
完成这些计划内的事情,时间还有剩余,可以根据自己的状态再临时安排一些其他事情。
 

6.包含多用:一时多用&一果多用

 
以上制定的计划已经比较合理了,但其实可以再优化一下,那就是包含两个元素:
 
一时多用
 
一个时间内做两件事,这里说的两件事不是让大脑同时间做两件事,斯坦福大学的一项研究表明,大脑同时做两件事会让大脑变笨,效能也差。这里说的一个时间做两件事,通常是头脑一件事、身体一件事,比如边跑步边听有声书,边看书边泡脚。做计划的时候稍微规划一下,自己就可以多一些成果。
 
一果多用
 
每天的工作成果如果只是临时、短暂使用的,我们很难有长期的积累。如果我们有意识的去积累一些可以长期使用的成果,个人成长就会更快。比如,我制定的计划中要花一个小时来做“写A项目方案”,我就会写一个200字的卡片,描述我写项目方案的心得,这个200字卡片,是我未来几年可以重复使用的知识,属于一果多用。
经过以上的方式调整:
 
下午(4小时):
 
a.写A项目方案  30分钟
b.写A项目方案  30分钟(完成前写一个200字的心得卡片
c.整理C项目资料  30分钟
d.检查及回复邮件  30分钟
 
晚上(2小时):
 
看书半小时&泡脚(年度目标)(同时安排泡脚
 

7.检查强度:50%原则

 
最后一步,就是一个检查、核对的过程,确保安排的事务不会超过可支配时间的50%。
 
如果给一天安排了太多事情,一天结束的时候发现计划没完成,会逐步失去做计划的兴趣。
 
一天安排的事情有限,会更容易完成,能应对突发事情,也给一些机会预留时间。这样,一天结束的时候会感觉很有成就感,会进入良性的循环。

 

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