GTD官方课程培训笔记-2016年10月15日

李长太

李长太2016.10.15

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GTD官方课程培训笔记-2016年10月15日

从2010年10月份左右接触GTD已有六年时间,GTD给我带来了很多帮助,但实践过程中依然有很多问题。今天课程是GTD官方的培训课件及教材,各方面非常严谨、细致,让我发现了自己GTD系统中的很多不错,收获很多。

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第一次参加GTD课程是在2011年3月27日,可以看我当时笔记。《『讲座笔记』 永锡幸福行动家时间管理学习笔记(2011年3月27日)》

摘要

GTD的五大步骤

1.收集-影响注意力的事情

2.理清-加工为行动

3.整理-结合工具

4.检视-每天、每周

5.执行-明确意义去做

2分钟可以了解GTD,2天设定好系统,2年来实践掌握GTD。

这是一个人生系统,要一辈子去学习。这好像要一辈子学习一门乐器,一辈子时间成为舞蹈家。这个系统要花一辈子去完善,永无止境(这个系统会冲撞你就有的习惯,但这是值得的)。

越是优秀的选手,掉在浪里的次数越多,GTD也是一样。如果一辈子没有冲下浪来,是不是在玩一个太小的游戏?所以不要担忧学习GTD系统中的失败,这都是成功的一部分。

弓,平时放松,需要的时候拉起来。弓如果一直拉起来,就坏掉了。所以平时放松,射箭时才更为专注。我们学习GTD也是一样,学习GTD可以把我们变为一把更强的弓,想放松的时候可以放松,想要射箭的时候剋射出有力量的箭。没有GTD或类似系统,可能会让我们这把“弓”一直紧张。

(一)捕捉 Capture

捕捉本身就可以让我们时间管理能力上升,所以要重视捕捉这一个环节。捕捉包括实物的也包括电子产品。

GTD系统没有管理好,就塞住了,堵塞导致功能丧失。

很多压力,都是虚拟的,比如我承诺你的。这表示有所期待,这也表示生活很充实,我们要想办法达成承诺。

你是用什么来捕捉这些没有完成的承诺?

你的大脑是用来创造出好点子来的,而不是记住他们。

看看自己的钱包,什么物品是在不应在哪里的?都是在对的位置里吗?看一个人的钱包,就能反映出一个人的事物管理能力。

清空过程,不要分析,不要整理,把事物捕捉出来。

知道哪些事情没有做,就已经很放松了。这比未知带来的焦虑好得多。

最好的点子出现的时候,如果你没有捕捉,他就会消失。游泳的时候怎么捕捉?

捕捉工具可以包括:实体收件夹(家里、办公室都有一个);笔记本;电脑,收集要放到单独的地方;手机里的Email;录音笔,歌手等;录音笔录完,放到收件夹里。钱包里的笔和纸。照片,也是经常收集的一个地方。

建议所有东西都捕捉:实体的、电子的、心理的。(减少心理存储的)

 我的收获:

生活中,我个人太侧重于电子的GTD流程了,但对实物的做的不好。而实物也是生活中非常重要的,如果做不好,家里的物品、办公室的文件就会乱成一团。

今后,要增加两个文件筐,家里和办公室各放一个。未处理的物品、资料都放在里面。当然,也可以设置一个“行动”物品区域,比如要填写的表格,要看的信件等。而其它,可以放到一个用来存储的档案柜。

(二)理清 Clarify

不需要行动的有三类:扔掉(无用)、参考资料(存档)、将来孵化(将来也许)

需要行动的页游三类:2分钟内完成、授权他人完成、延后处理

很多人处理事情有问题,原因是没有理清下一步行动。

比如收到婚礼邀请,第一步行动不是立即订机票,是要和老婆讨论是否参加。

下一步行动的三个要点

(1)靠近行动

(2)真正可以被执行

(3)可视化(看得到)

理清,要找到下一步行动。

有好几个行动的就是一个项目。

 理清,三个重要点

(1)是否可以行动(最麻烦的是混在一起,可行动、不可行动)

(2)理清项目结果(有意义才走得久)

(3)确认所有下一步

其实,这是一个思考流程的训练,而不仅仅是处理事情的流程。

 我的收获:

找下一步行动,就是要大量的推演,从结果一直推延到这件事情的第一步行动。这个过程要进行想象(结果)、分析、预测。要思考项目的意义,这样才能够有动力。思考项目的意义,是经常被忽略的。思考项目的结果也是容易被忽略了。单纯去拆解项目,而不去想象项目,就会缺少进步,让你做到的只是把这个事情完成,但没有高品质。 要去思考这件事情的意义,价值,这样会明确这个项目的质量,质量包括实物的成果,也包括参与人的感受和情绪。

比如:办一个会议,是一个项目。

传统的方式:直接思考这个项目的步骤,比如会议室、分享者、物品准备等等。

新的方式:会议的意义是帮助大家沟通,提高大家的信心和工作热情。那么就要思考,除了会议本身以外,能不能多做一些事情,比如放一段激励人心的视频,让大家发言表明决心? 这其实就是项目管理中的干系人需求分析。

这也让我检视到最:当我要做一个公司的大项目的时候,会按照项目管理流程思考干系人需求。但在个人的时间管理的时候,使用GTD系统的时候,很少思考项目的意义。 工作上的项目和Omnifocus中的任务,其实都要思考“干系人分析”,也就是GTD中的更高的高度,人生的意义。

这样的好处是,在做一件原本一定要做的事情时候,可能只增加了20%的时间,但获得了几倍的成就感和快乐,也让参与人更满意。

比如:制定一个购物清单,可以赋予让家人更快乐、更健康的意义。这样在制定购物清单的时候,会优先考虑健康、快乐的商品。那么下一步行动呢,可以是找到一个本子和笔,这个最简单的行动让我们没有任何拖延的借口,当完成这个行动之后,我们发现自己顺其自然的要写东西了。

注意点:避免做2分钟以上事情。(事情多的时候,可能把2分钟改为30秒,灵活)

(三)整理 Organize

四种清单

(1)项目清单

包含有多步行动的事情,就可以算作项目。

这里的“项目”和美国项目管理协会的“项目”含义不同,GTD的项目含义是多个行动构成的事情,PMI定义的项目是“为完成某一个独特的产品或服务所采取的一次性行动”,可见GTD的项目含义范围更大。

(2)下一步行动清单

自己使用,可以快速推进。

可以设置不同场景,如办公室、电脑、等待他人。

(3)等待清单(他人)

授权给别人的事情,可以追踪。

我的理解:

等待他人清单,是投入产出最高的清单之一。因为盯着别人工作可以很简单,只需要提示对方就好,他就会启动工作。

(4)日程表

一类是当时要发生的事情,比如会议;另外一类是提前提醒的,比如家人生日前5天,提示自己准备。

 我的理解:

日程表的要点之一,不要太多,一定是符合以上原则的。要点之二,就是要每天去看,这个要养成习惯。

清单:最好符合主谓宾结构。比如:我写下《重来2》的读书笔记。

(四)检视 Reflect

高效体验环境不同:如果你的高效体验环境是花园,长时间不整理花园就会杂草丛生,就失去了高效。

跑道清单:下一步行动和日程表

每周检视:及时处理,避免错过;让系统维持在正确状态(与时具进);让我们自己有一个整体性看法(空间分析);

每周检视3各核心:清空;明确当前事物;创新;

每周检视,帮我们未雨绸缪。

检视,要检视所有。收件箱、清空头脑、下一步行动清单、之前日历、未来日历、等待清单、项目清单(一直有下一步行动)、将来也许清单、创新和勇气。

(五)执行 Engage

思考限制条件:

(1)情境

(2)可支配时间

(3)精力

根据以上条件,进行筛选,挑选合适的事情去做。

先通过各项清单筛选,最后通过高度来确定要做什么事情。

计划的三种环境:不可预期(如前台)、未计划、计划(如项目经理)。角色不同,时间定义不同。

 

最佳实践

做当下最应该做的事情

(1)情境、实践、资源

(2)对于各个高度有完整的思考

(3)了解工作三重性:突发、预先明确了的工作、明确工作

 

 

 

 

 


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感谢你的阅读,本文出自知常学社,转载时请注明出处,谢谢合作。
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“GTD官方课程培训笔记-2016年10月15日”的3个回复

  1. ( ‘ jjj ’ )/说道:

    发现未完成事物清单有变化欸,比如阅读那里多了rss和播客,还有其他小变化,与时俱进呢

  2. michael说道:

    网易云课堂的omnifocus课程什么时候更新啊?

    1. 您好,最近更新频率加快了,上周更新了四节,今天刚刚更新了两节。

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