关于知识管理以及写日记的心得

李长太

李长太2018.11.22

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关于知识管理以及写日记的心得

本文作者是张航天,他在个人管理的很多领域都有非常深入的实践,如时间管理、项目管理、知识管理,在本篇文章,他将给大家分享关于知识管理与日记的实践心得。

 

关于知识管理以及写日记,这是我近一年半的心得

 

(一)当前我个人知识管理的一些软件和思路

  1. 先说说我关于“个人知识体系”思考形成的过程:
  • 2016年,我在网易云课堂看了李长太老师的《时间管理的12个技巧》,当时我的想法是:原来有这么多我不知道的技巧、工具!
  • 2017年5月,一直用Apple设备自带的“提醒事项”的我,感觉功能上已经完全不能满足我跟踪、统筹的需求,所以开始重新考虑使用OmniFocus这个软件(之所以说“重新”,是我在2012年用了一次OmniFocus,觉得太复杂,放弃了)。这一次,我选择购买课程系统学习这个软件,由于上述2016年的感受,我毫不犹豫地购买了长太老师的Omni全系列教程,也正是从那时起,OmniFocus改变了我工作、时间管理的方法;不仅如此,加入OF学习群之后,我还顺带学习了使用印象笔记、OmniOutliner等进行“知识管理”的方法,而这些,是曾经的我从来没有思考过的。
  • 2017年8月,我购买了长太老师的《构建个人管理系统》的文字教程,加上一年多在OF学习群中的交流,我开始真正地思考我如何管理我的“知识”。

 

我觉得,我们做过的事、看过的书、说过的话、想过的问题(或者简单的说我们所有的经历),就是我们区别于他人的地方……都可以称为自己的“知识体系”,而不仅仅是学习过的系统的课程(比如项目管理、时间管理培训)。

 

经过这一年多的学习交流,我开始认真地考虑如何逐步形成我的“个人知识体系”,让我成为一个“更加系统的人”,于是我反复考虑、改进了使用工具来管理我的“知识”的方式。

 

  1. 下面是我目前“个人知识体系”的管理方法:
  • OmniFocus记录我工作、生活中所有要做的事情(GTD神器,以后单独说)。
  • 印象笔记除了收集信息、资料(杂货铺和知识管理)外,最重要地就是写各种生活、工作上需要撰写的文字,比如:工作中的会议主持词、会议记录、讲演内容、沟通纪要、管理思路、重要邮件等;生活中的一些事务规划之类的文字……我对排版没有太高的要求,但对“在一个地方管理”有很大的需求。
  • 我做的是管理类工作,所以有利于成为自己将来的“管理案例”的个人经历、读书笔记,写到OmniOutliner中,做成一个经验库,这是几个月前刚从长太老师处学到,正在实践;期待老师将来出个系统的教程。在知道这个方法后,我感觉以前很多年读书都白读了:(
  • 日历,则是规划未来要做的事情,和记录过去的做过的事的“流水账”。我发现大部分人都只是拿日历规划行程,但是貌似很少有人拿它记录过去。所以我单独说一下我的思路和这样做的好处(见下图一):

图一:用日历规划行程,和记录过去

 

  • 这个方法我是从2012年9月正式做起(我文中提到的时间都是日历一查便知),一直到现在,感觉非常好。中间有时会几天忘了记,但是我都会补上。——很神奇,你会发现有时下午你都想不起来早上做什么了。所以我在时间管理培训,让部门同事写日志时,我都100%肯定,如果不记录,他们无法完整地回忆昨天一天的工作内容。
  • 这么做的缘起,是我那段时间的日记,是流水账为主(当天做了什么+少量的感想),后来我想,既然如此,为何我不使用日历这个工具呢(我还省去了写事情发生的时间点)。
  • 现在我的做法是:把当天的流水账,放在Apple的日历中记录(也就是说:过去的日子,记录每个时间段,真实发生的事情),而将来的日子则是行程规划(这一天过去之后,原本规划的行程稍微调整+其他时间段的补充,就成了“当天流水账”了)。
  • 记录过去的流水账”,这有什么好处呢?极大地满足了我的记录、整理、追踪欲望,也容易给别人一种“可靠”的感觉:-)。比如工作中领导有时会问起某个事情,我可以快速地查出我们什么时候拜访了谁、开了什么会之类的;我也可以方便地查出我什么时候剪了发,什么时候出差去了哪里之类的;我有记账的习惯,有时想不起某笔开支的用途,查一下日历,就能回忆起当日的主要事情,就能方便的确认开支用途……此类场景非常多,对追溯而言,非常方便、可控。
  • 除此之外所有的内容,我就在Day One写日记,记录那些值得被记住的事情,总结人生和反思。下面,重点谈一谈我的日记。

 

(二)关于写日记的定位

近期,我看到OF学习群以及其他群,很多人在谈日记怎么写、Day One是否值得订阅等话题,我也发表了我的一些想法。

我想,很多人其实都希望写日记,都知道写日记对自己有多少好处,于是干脆就写了这样一篇文章,系统的说一下我对写日记和写其他东西的看法和心得。希望能给大家一点启发。

 

很多同学在问:为什么不用博客、朋友圈、Word、Pages、OmniOutliner或者其他软件写日记(功能上也不错),我的想法是:写日记就是写日记,日记是和其他所有文字都不一样的东西。

 

在谈用什么写日记之前,我们得想一想写日记目的是什么——期望日记帮助自己实现哪些价值和功能。只有想清楚了这个,我们才能选好写日记的方式、工具。

 

  1. 从我写日记的历史说起,看看每个时间段写日记不同的定位:

 

  • 小学二三年级,爸妈就让写日记,那时是被逼的。那时基本就是生活流水账。但这个习惯很自然地就保留到了初中,甚至我至今都喜欢不停地写。我越焦虑的时候就越会写,写完就会发现一切都不是事儿。——这大概就是儿时习惯对一生的影响吧?
  • 初中,老师让写日记(要交作业批改的),我现在还保留着当时所有的日记本,里面画了很多漫画,给老师打了很多小报告(不过那时每天在学校,不写点儿同学的情况似乎也没啥好写?),那时我也经常被表扬写得好(因为经常打小报告吗?),所以自然兴趣盎然。
  • 高中写日记,纯粹就是爱好,以及紧张学习之余的消遣了,那时我的日记本会在班上一些人中传阅,然后大家拿铅笔在上面批注(现在翻看还觉得搞笑。另外,高中确实是人生知识水平巅峰,当时写的东西,现在再无可能写出来,文言文也是能活学活用),我一直认为那是博客的雏形,可惜当时我们小城市,接触不到互联网,否则同学们可能会做出点惊天动地的事情。
  • 大学开始写了一段时间,就荒废了(嫌手写太累)。之后买了电脑,偶尔Word写写,但是游戏很快占据了我的大部分时间,最重要是那时对人生并没有什么想法。
  • 工作后,最初几年太忙,经常工作到半夜,没空写,也没记录多少文字总结工作,颇感可惜。

 

但是,我写日记的情怀,还在。

尤其是今年,虽不是每天写,但至今已经写了200多篇(有时一天好几篇,更有好多长文)。如下图二。

 

图二:这几年在Day One中写的日记数量

 

写了这么多年的日记,不同时期,需求各不相同:小学是被逼,初中是交作业+满足被表扬的心理需求,高中是“原始博客交流”被认可的需求。

 

现在,工作了十多年、正在经历“中年危机”的我,写日记的主要内容有哪些呢?我想大概是:

 

  • 生活、工作的一些有趣、有意义的杂事,留下回忆
  • 家庭活动、宝宝成长记录,感受生活的美好
  • 我对生活、工作的一些感想,包括心情压抑时的内心真实情感抒发
  • 反思内心深处的真实想法,并寻求进步——三省吾身
  • 我喜欢看电影,看完后的评论
  • ……

 

  1. 如何比较好地实现写日记的这几个目的呢?

其中第1、2点,当然是最好附带有照片甚至音频。

第3、4点,常常是非常私密的,甚至触及自己灵魂深处,自己都不敢承认的。

第5点,同样是为了回忆,我希望自己能记住曾经看过的东西。

所有这些记录,都让我感觉到“人生没有虚度”。

 

我觉得,从某个方面理解,人生的本质就是一段段的回忆组成:自己的经历、思想,构成了自己的人生,是自己独特的财富。

而日记,帮我收集了这笔财富……我并不是说我们要活在回忆中,而是回忆过去,让我更加渴望未来。

 

(三)我是怎么写日记的?

那么,基于需求,我写日记时需要有哪些功能呢?我是怎么看待其他途径的呢?

 

  1. 先看手写的纸质版的日记

在现在的年代,我觉得手写更多的是情怀了(虽然还有无数人喜欢手帐的模式),我觉得对我而言,手写日记有如下劣势:

 

  • 不便于保存,将来会发霉,我家里一堆初中、高中的日记本不知道怎么处理……打算拍照扫描为PDF存放
  • 将来人过世后,手写日记会被人看到,不够隐私;现在我都有不少日记本不想给家人看的,如何保存?
  • 不便于引用,比如,这篇文章中的很多内容,就是我之前日记写的,如果原文是手写的,如何方便地引用和分享呢?
  • 写字太累、太慢,如果写得多,则非耗时(有时真是文思泉涌,一肚子话想说的);而电子版的,完全可以先用讯飞语音输入(对于生活化的文字,识别率、速度都非常好),之后几乎不太需要大量修改,只需要排版一下即可。
  • 如果写快了、字写的不好看,自己以后看了会很不爽
  • 没有软件那样好回顾,谁会经常翻出十几本日记本去看啊?
  • 写作不方便,毕竟本子携带不方便——有的人是习惯睡前半小时写,但我更习惯有空就写写
  • 不能插入图片(甚至声音)作为回顾(难道打印出来贴上去?)
  • ……

 

  1. 为什么我不用印象笔记、Word等软件写日记?
  • 我绝不可能在印象笔记写日记:日记是很私人的东西,我希望在一个独立的空间写而非在一个“公共场合”、“杂货铺”里面写理应很美好的东西——这是最重要原因。
  • 我甚至觉得,印象笔记的功能上可以写日记、保存名片、批注PDF……能做的事情太多了,但感觉并不好。所以,我还是习惯名片用全能王,PDF用PDF Expert或者Goodnote/Notability,日记用专门的软件……也许这点只是个习惯。
  • 我大学用Word、Excel写了不少日记,但是这些软件在移动端并不好用(太“重”了),并且没有“仪式感”,让我没感觉到我在做“写日记”这么美好的事情,而是觉得在工作(毕竟这些都是工作上天天用的软件)。
  • 印象笔记、Word、Pages、OmniOutliner以及下面提到的公共空间写的文章,回顾也并不方便,没多少人会去网页,或者打开Word文档去回顾自己的日记吧?——我觉得在回顾方面,这两者比纸质版好不了多少。比如朋友圈,我经常为了找一个曾经的想法,翻半天才能找到。这种感觉非常不好

 

  1. 为什么不在公共空间写?
  • 我曾经写了不少博客、微博,但是公共空间写的时候,总会想着“别人看到会什么想法”,所以很多心理束缚。
  • 而日记,只会想自己怎么舒畅,日记中有很多内心深处的东西,我不想、也不能展示在公共空间。
  • 现在,朋友圈是偶尔希望得到共鸣,偶尔发发(为了某些被点赞的目的);私人日记则是追求内心的平和,每天回顾一下过去,反思一下人生,展望一下未来。
  • 日记并非用来发表的(伟人的除外),为了发表写的日记,必定是披着漂亮的外衣的文字,也不一定是真实的自己。比如这篇,我为了发表,删改了不少内容。

 

所以,一个好的日记软件写日记,成了我的最佳选择。

(四)最有名的日记软件Day One,我喜欢的地方

我没有用过别的日记软件,从用Apple设备的第一天我就知道Day One,所以我不会去对比别的各种特色的日记软件,比如有个九宫格日历,根据里面的“命题”,填写对应的文字,我并不想被这种方式束缚,偶尔我会用iOS的捷径来写这样的日记,但只是心血来潮时。

 

网上很多对Day One的评测,比如编辑能力,数据安全性等,这些我也不会说,只想谈谈我真实的使用感受:

 

  • 最关键的一个功能:Day One针对日记有一些特殊设计,比如早上会弹出“那年今日”,这样你每天都可以看到历史上的今天,自己的想法、经历、照片,你只有在记录了几年,并且经常在看曾经的日记发现一些小惊喜时,才知道这种体验是多么的有趣——原来那天我是我做这件事的日子,原来那时我就有了这样的想法!我可以说因为有了这个功能,Day One超越了其他所有可以写文字的软件,成为我心中日记软件最基本的功能。
  • Markdown加上漂亮的图文编排,看着舒心。根本不需要操心类似Word那样排版的事情。
  • 很多iOS系统的“捷径”可以用,比如影片,直接运行捷径,写上评论,可以自动获取海报、内容简介等,漂亮的日记立即生成,这样,自己写一个影评的时间成本就大大降低了,我专门设置了一个标签“爱好-电影”,这样我等于有了一个自己的“豆瓣”。如本段末尾的图三。
  • 新版的可以插入声音,比如孩子的笑声,大海的声音等,作为另一个维度的回忆——我知道照片、视频更好,为此我还专门买了NAS系统在家里存放这些,但是日记中存放我精选出来的当日照片加上照片背后发生的事情记录,并且每天都能回忆,这个和打开软件纯粹查看照片的体验是不一样的
  • 自动获取当日的地点、天气等各种信息,运动步数等基本的,就不提了
  • 从微博、推特等通过IFTT生成日记的功能,我很少用,因为我现在很少在这些社交软件写太多想法了,不提。
  • 有问题在软件内直接咨询官方客服,每次都是一天内答复(考虑有时差),非常好
  • 可以导出为PDF,将来想单独保存也没问题。并且Mac端每天都会自动备份,安全!

图三:利用iOS的捷径,在Day One中写影评日记

 

(五)结语

这就是我对写日记的一点想法。很多人说坚持不下去,我想这和个人的习惯、爱好很大关系。

我也并非想安利Day One这个软件,虽然用了很多年,但是直到上个月才成为订阅用于(之前一直是Plus会员),因为近期有大量的想法、图文混排,才订阅了以便在电脑上使用。

 

我真正想分享给大家的是:

  • 留下美好的回忆,是人生中最重要的事之一。
  • 我们的每一次经历,都让自己变得与众不同(不管是好的还是坏的)。把经历变成经验,需要总结、积累和不断的回顾、反思。
  • 说出零散的知识要点,和完整地讲清楚某件事的逻辑、体系,不是一个层次(比如,我至今面试过十多个“项目经理”,没有一个人能说出“项目管理的九大知识领域”是哪些的)。
  • 写日记,就是帮我们实现这些的途径之一。

 

 

 

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